Chào các chị em và mọi người trên diễn đàn Webtretho!

Nhiều người nhìn vào quán bida thấy bàn lúc nào cũng kín khách, đèn sáng trưng, cơ thủ đánh rôm rả thì nghĩ chủ quán hốt bạc dễ như chơi. Nhưng nếu ai từng trực tiếp quản lý dòng tiền mới hiểu được nỗi cay đắng: Doanh thu tiền giờ thì cao chót vót, nhưng trừ chi phí xong tiền lãi chẳng còn được bao nhiêu!

Hồi mới mở quán, vợ chồng mình cứ đinh ninh chỉ cần canh tiền giờ chơi thật chuẩn là xong. Ai ngờ “lỗ rò” lớn nhất lại nằm ở hai thứ mà mình ít ngờ tới: Kho đồ ăn nước uống (F&B) và đồ tiêu hao bàn bida (vải nỉ, găng tay, lơ, đầu cơ).

Tháng nào tiền nhập bia, bò húc, xúc xích cũng nhiều mà doanh thu bán ra chẳng thấy bù lại; găng tay, lơ bida thì bốc hơi không dấu vết, nỉ bàn chưa được 3 tháng đã rách lỗ chỗ… Sau một đợt quyết tâm siết lại toàn bộ quy trình kho và vật tư, quán nhà mình mới thực sự giữ lại được trọn vẹn từng đồng lợi nhuận. Hôm nay mình xin chia sẻ lại toàn bộ kinh nghiệm xương máu này nhé!

1. Vạch trần 3 “hố đen” thất thoát kho mà chủ quán bida hay bỏ quên

Kinh doanh bida là mô hình đặc thù vì kết hợp giữa dịch vụ tính giờ và dịch vụ ăn uống F&B. Khách chơi bida thường ngồi rất lâu (trung bình 2 – 4 tiếng), uống bia, nước ngọt, ăn mì gói liên tục. Nguồn thu F&B này chiếm tới 30% – 40% doanh thu quán và biên lợi nhuận cực cao. Nhưng tiền mất đi cũng từ đây:

  1. Nhân viên “uống chùa” hoặc tuồn hàng ngoài: Tủ mát chứa đầy bia và nước giải khát. Nếu không có định mức, nhân viên tiện tay lấy uống giải khát hoặc mời bạn bè rồi cuối ca báo “hàng hỏng, lon móp”. Thậm chí có nơi nhân viên còn lén mua nước từ tạp hóa bên ngoài vào để bán cho khách rồi tự thu tiền túi.
  2. Khách cầm nhầm hoặc nhân viên làm rơi vỡ đồ tiêu hao: Lơ bida là thứ “bay màu” nhanh nhất vì khách tiện tay bỏ túi mang về; găng tay vải thun thì khách xé rách hoặc nhân viên làm thất lạc; cơ bida dựng nghiêng vào tường lâu ngày bị cong vênh không ai chịu trách nhiệm.
  3. Mặt bàn nỉ bị rách do thọc cơ: Một tấm vải nỉ bọc bàn xịn có giá từ vài triệu đến cả chục triệu đồng. Khách đánh hăng máu thọc cơ quá sâu làm rách nỉ, nếu nhân viên lúc trả bàn không kiểm tra mà để khách về mất thì coi như chủ quán phải tự bỏ tiền túi ra thay mới.

2. Bí quyết quản lý kho F&B: Chuẩn hóa từ lon nước đến quả trứng

Để chấm dứt cảnh đồ ăn thức uống “bốc hơi”, chị em nên áp dụng ngay hai nguyên tắc này:

Thiết lập định lượng nguyên liệu chuẩn (BOM)

Đừng bao giờ để quầy pha chế và bếp làm theo cảm tính:

  • Hàng đóng lon/chai ăn sẵn (Bia, nước ngọt, bim bim, hạt dưa): Tỷ lệ chuẩn 1:1. Xuất 1 lon Coca trên bill là kho tự động trừ đúng 1 lon, không lệch đi đâu được.
  • Đồ uống pha chế (Cà phê sữa, trà chanh): Cân đo chi tiết đến từng gram bột cà phê, từng ml sữa đặc, lát chanh.
  • Đồ ăn nhanh tại bàn (Mì tôm trứng, xúc xích): Quy định rõ 1 bát mì gồm đúng 1 gói mì, 1 quả trứng, 10g hành lá, 5ml dầu ăn. Khi kiểm kho chỉ cần đếm số vỉ trứng và số gói mì là biết nhân viên có nấu gian dối hay không.

Áp dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO) & Bàn giao ca

  • Hàng nhập mới xếp vào bên trong tủ mát, hàng cũ còn hạn ngắn đưa ra ngoài để bán trước.
  • Mỗi tuần kiểm tra date một lần, mặt hàng nào còn hạn dưới 15 ngày phải lên chương trình tặng kèm hoặc giảm giá đẩy đi ngay.
  • Bắt buộc bàn giao chéo giữa các ca: Nhân viên ca sau và ca trước cùng mở tủ mát đếm từng lon bia, lon nước ngọt, chai nước suối rồi đối chiếu với số liệu hệ thống. Thừa thiếu lon nào, người trực ca đó tự bỏ tiền túi đền bù.

3. Kiểm soát vật tư tiêu hao bida: Không để mất một viên lơ, cái găng tay

Thiết bị bida là tài sản tạo ra tiền, phải bảo quản như con ngươi của mắt mình vậy:

  • Quy trình đón khách nhận bàn: Nhân viên dẫn khách vào bàn, bàn giao khay bi đầy đủ, cơ thẳng trên giá, phát tối đa 2 viên lơ/bàn và găng tay theo đúng số lượng khách. Hai bên cùng xác nhận mặt nỉ bàn không rách, bi không mẻ rồi mới bấm giờ.
  • Quy trình trả bàn nghiệm thu: Khi khách gọi thanh toán, nhân viên phải ra bàn thu hồi găng tay, đếm lại bi, gậy và lướt mắt kiểm tra mặt nỉ bàn. Nếu phát hiện khách làm rách nỉ hay gãy cơ, lập biên bản sự cố ngay để phụ thu tiền bồi thường theo bảng giá niêm yết trước khi in hóa đơn cuối cùng.
  • Lập quỹ bảo trì định kỳ 5% - 7%: Mỗi tháng, mình luôn trích sẵn 5% đến 7% doanh thu tiền giờ để bỏ vào quỹ bảo trì riêng. Nhờ đó, cứ định kỳ 2-3 tháng là có sẵn tiền để thợ đến căng lại vải bàn, 6 tháng thay nỉ mới, gọt dán lại đầu cơ mà không bao giờ bị động về dòng tiền.
  • Quy trình vệ sinh hàng ngày: Bắt buộc nhân viên hút bụi phấn lơ trên mặt nỉ bàn bằng máy chuyên dụng, bỏ toàn bộ bi vào máy lau bi tự động trước giờ mở cửa đón khách. Cơ bida phải luôn đặt thẳng đứng trên giá gỗ, cấm dựng nghiêng dựa tường.

4. Ứng dụng phần mềm tự động trừ kho và cảnh báo thông minh

Nhiều chị em cứ cặm cụi ghi sổ tay hoặc làm file Excel đến tận nửa đêm mà số liệu vẫn lệch tùm lum. Cách nhanh và nhàn nhất là số hóa toàn bộ khâu kho bãi.

Chị em nào đang mở quán hoặc chuẩn bị kinh doanh thì nên đọc bài chia sẻ rất chi tiết về kinh nghiệm quản lý kho F&B và thiết bị tiêu hao quán bida để học hỏi cách chuẩn hóa:

  • Order tại bàn tự động trừ tồn kho: Marker dùng điện thoại bấm gọi nước cho bàn số 3, quầy bar nhận lệnh làm đồ, hóa đơn bàn tự cộng tiền và hệ thống kho F&B lập tức trừ 1 lon nước. Nhân viên không thể tự ý lấy nước ra khỏi quầy nếu không có đơn hàng.
  • Khóa quyền sửa số lượng tồn kho: Chỉ có tài khoản của chủ quán mới được quyền điều chỉnh số liệu kho hoặc duyệt phiếu hủy hàng móp méo/hết hạn. Mọi thao tác đều có lịch sử lưu vết chi tiết từng giây.
  • Cài đặt cảnh báo tồn kho tối thiểu: Cài đặt ngưỡng: Khi bia trong tủ chỉ còn 2 két, hoặc găng tay trong kho chỉ còn 10 cái, phần mềm sẽ tự động báo chuông nhắc nhở để chủ quán kịp thời đặt hàng từ nhà cung cấp, không lo gián đoạn phục vụ khách.

Kinh doanh bida muốn có lời bền vững thì ngoài việc kéo khách đông, cái gốc vẫn là quản trị chi phí và bịt kín mọi lỗ hổng thất thoát. Hy vọng những mẹo nhỏ về kiểm kho F&B và bảo dưỡng đồ tiêu hao này sẽ giúp các chị em vận hành quán nhẹ nhàng, thảnh thơi hơn mà tiền bạc lúc nào cũng minh bạch, rõ ràng!

Chúc các mom kinh doanh thật hồng phát và khách vào nườm nượp nhé!