Chào các chị em và mọi người trên diễn đàn Webtretho!

Hôm trước mình có chia sẻ bài viết về cách quản lý quán bida và nhận được rất nhiều tin nhắn tâm sự của các chị em. Nhiều mom than thở: “Mặt bằng đẹp, bàn xịn, khách vào nườm nượp nhưng sao tháng nào chốt sổ cũng hụt tiền?”, rồi thì “Marker (nhân viên xếp bi) thái độ lồi lõm làm mất sạch khách quen, nhân viên thì nay làm mai nghỉ, vừa đào tạo xong lại nhảy việc…”.

Đúng là mở quán bida thì phần cứng (bàn, cơ, cơ sở vật chất) chỉ chiếm 40% thành công, 60% còn lại quyết định sống còn nằm ở khâu quản lý con người. Môi trường quán bida làm việc về đêm, khói thuốc, ồn ào và tiếp xúc nhiều thành phần khách nên nếu quản lý lỏng lẻo, nhân viên rất dễ thông đồng “móc túi” doanh thu của chủ.

Sau gần 2 năm tự mình đứng ra siết lại toàn bộ bộ máy nhân sự cho quán của hai vợ chồng, mình rút ra được cẩm nang thực chiến này, chia sẻ lại để các chị em tránh mất tiền oan nhé!

1. Vạch trần những “mánh khóe ngầm” giữa Marker và Thu ngân

Đừng nghĩ chỉ cần lắp camera là nhân viên không dám gian lận. Những mánh khóe tinh vi nhất thường diễn ra ngay dưới mũi chủ quán:

  • “Bắt tay” ăn chặn tiền giờ: Khách vào chơi lúc 19h, nhưng marker và thu ngân thông đồng không bấm mở bàn, hoặc ghi sổ lùi lại thành 19h30. Đến lúc khách về, họ bấm tắt giờ sớm 15-20 phút nhưng vẫn thu đủ tiền của khách rồi chia nhau khoản chênh lệch. Mỗi bàn vài chục nghìn, ngày chục bàn là mất tiền triệu!
  • Tuồn hàng ngoài vào bán bỏ túi riêng: Nước ngọt, bia lon hay bao thuốc lá nhân viên tự mua ở tiệm tạp hóa bên ngoài mang vào. Khách gọi thì lấy đồ này phục vụ, tiền thu về đút túi riêng, kho hàng của quán thì… còn nguyên.
  • Kê khống đồ trên hóa đơn: Khách chơi hăng say, uống vài lon bia là ít khi để ý bill. Nhân viên kê thêm vài gói khăn lạnh, đĩa đậu phộng hay lon nước. Khách dễ tính thì bỏ qua, nhưng gặp khách kỹ tính họ phát hiện ra sẽ nghĩ quán chặt chém, mất uy tín và mất luôn khách sộp.
  • Thái độ “đuổi khách”: Marker bấm điện thoại, gọi mãi mới ra xếp bi, khách đánh hỏng thì đứng cười cợt hoặc cau có. Đây là thiệt hại vô hình lớn nhất vì khách bida thường đi theo nhóm và rất trung thành nếu được phục vụ chu đáo.

2. Thiết lập bộ quy chuẩn: Đừng bao giờ “dặn dò bằng miệng”!

Sai lầm lớn nhất của các chủ quán là tuyển người vào rồi dặn miệng qua loa. Muốn nhân viên vào nếp, bắt buộc phải có văn bản quy định rõ ràng:

Tiêu chuẩn bắt buộc cho Marker (Người xếp bi)

  • Kỹ năng nghề: Xếp bi nhanh, đúng khuôn theo từng thể loại (Pool 9 bi, 15 bi, Libre). Động tác gom bi nhẹ nhàng để không xước mặt đá và rách nỉ. Biết bôi lơ đúng cách, thay đầu cơ cơ bản và lau bi sạch sẽ bằng khăn chuyên dụng.
  • Quy tắc "3 Không":
    1. Không bấm điện thoại khi đang đứng trực khu vực bàn.
    2. Không bình luận, phán xét đường cơ hay cười cợt khi khách đánh hỏng.
    3. Không tỏ thái độ khó chịu khi khách lỡ tay làm văng bi ra ngoài bàn.
  • Chủ động dọn dẹp: Thấy gạt tàn có 2 – 3 mẩu thuốc là lập tức thay cái mới; chủ động dọn ly rỗng, lon nước cạn để tránh việc khách va quẹt làm đổ nước lên mặt bàn nỉ đắt tiền.

Nội quy cho Thu ngân & Phục vụ

  • Tuyệt đối không để tiền cá nhân trong két: Tiền của quán và tiền cá nhân phải tách biệt 100%. Không tự ý mang tiền lẻ từ ngoài vào đổi mà không báo quản lý.
  • Quy trình giao nhận ca nghiêm ngặt: Chuyển ca là phải kiểm két tiền, in báo cáo chốt doanh thu ca trước, đếm nhanh số lượng bia và thuốc lá tại quầy. Lệch đồng nào, thu ngân ca đó tự bỏ tiền túi đền bù ngay.

3. Giải pháp chống gian lận hiệu quả 100%

Để bẻ gãy sự "liên minh" giữa Marker và Thu ngân, mình áp dụng các nguyên tắc sau:

  • Tách biệt quyền hạn - Kiểm tra chéo (Cross-check): Áp dụng nguyên tắc "Người phục vụ không thu tiền - Người thu tiền không phục vụ". Marker chỉ có nhiệm vụ order món và chăm sóc bàn, tuyệt đối không được cầm tiền hộ khách. Thu ngân là người duy nhất in bill và thu tiền tại quầy.
  • Chiêu biến khách hàng thành người giám sát: Dán một bảng thật to tại quầy và các góc bàn: "Quý khách vui lòng kiểm tra hóa đơn khi thanh toán. Nếu nhân viên không đưa hóa đơn, quý khách được MIỄN PHÍ 100% tiền giờ chơi". Khách sẽ tự khắc đòi bill, nhân viên đố dám thu tiền chui!
  • Kiểm kho đột xuất: Thỉnh thoảng vào giữa ca, mình đảo qua đếm nhanh số lon bia Heineken hay bao thuốc lá ngoại còn trong tủ. Khớp ngay với số liệu phần mềm, lệch là phạt liền tay.

4. Bí quyết giữ chân Marker giỏi: Để họ xem quán như "ngôi nhà thứ hai"

Marker có duyên, nhặt bi nhanh và biết cách chiều khách chính là "cần câu cơm" kéo khách quen về cho quán. Để các bạn gắn bó lâu dài, chị em đừng chỉ trả lương cứng chết dí:

  • Chính sách thưởng mở: Lương cứng + Thưởng chuyên cần + Hoa hồng F&B. Nếu marker khéo léo mời khách gọi thêm mồi nhậu, bia ngon, hãy trích % thưởng nóng cho bạn ấy.
  • Rõ ràng về tiền Tip (Bo): Mình cho phép marker được giữ 100% tiền tip của khách. Khi được cầm trọn vẹn số tiền khách thưởng cho sự nhiệt tình của mình, các bạn ấy sẽ tự giác cười tươi, phục vụ chu đáo mà chủ không cần phải nhắc nhở một câu.
  • Lộ trình thăng tiến: Vẽ sẵn con đường: Thử việc → Nhân viên chính thức → Ca trưởng → Quản lý quán. Khi nhìn thấy cơ hội phát triển, nhân viên sẽ không coi đây là công việc tạm bợ nữa.
  • Đãi ngộ tinh thần: Quán mình luôn bao ăn ca đêm đầy đủ chất lượng, tổ chức sinh nhật và hàng tháng tổ chức một mini-tour giải bida nội bộ cho các bạn thi thấu, giao lưu tay cơ.

5. Số hóa vận hành: Bí quyết để chủ quán thảnh thơi mà tiền về đủ từng đồng

Nếu chị em muốn quán tự vận hành trơn tru mà không cần ngày nào cũng phải chôn chân ở quán từ trưa đến 2-3 giờ sáng, việc ứng dụng công nghệ là bắt buộc.

Chị em nào đang chuẩn bị mở quán hoặc muốn tối ưu lại bộ máy nhân sự thì nhất định nên đọc cẩm nang kinh nghiệm quản lý nhân viên quán bida để áp dụng ngay:

  • Phân quyền tài khoản chặt chẽ: Mỗi thu ngân, marker đều có tài khoản riêng. Thu ngân tuyệt đối không có quyền tự ý sửa bill, xóa bàn hay giảm giá nếu không có mật khẩu của chủ quán. Mọi thao tác hủy món đều được hệ thống lưu vết rõ mười mươi.
  • Marker order bằng điện thoại ngay tại bàn: Khách gọi nước, thuốc lá, marker bấm điện thoại cái “ting” là quầy bar nhận lệnh làm đồ ngay, bill tự động cộng vào bàn chơi. Vừa nhanh, chuyên nghiệp, vừa không lo quên món hay thất thoát.
  • Đồng bộ công tắc điện/đèn bàn bida với phần mềm: Mở bàn trên máy thì đèn bàn mới sáng, bấm thanh toán thì đèn tắt. Chấm dứt 100% tình trạng nhân viên cho người quen vào chơi "chui".
  • Xem báo cáo từ xa trên điện thoại: Đang ở nhà trông con hay đi cafe, mở app lên là biết quán đang mở bao nhiêu bàn, doanh thu hôm nay được bao nhiêu, nhân viên nào đang trực ca.

Kinh doanh bida tuy vất vả chuyện giờ giấc ban đầu, nhưng khi đã xây dựng được bộ quy chế rõ ràng và đưa công nghệ vào kiểm soát thì dòng tiền đem lại cực kỳ ổn định. Quản lý nhân viên là sự kết hợp giữa quy định chặt chẽ và sự thấu hiểu, đãi ngộ xứng đáng.

Chúc các chị em xây dựng được một đội ngũ nhân viên thật ưng ý, quán lúc nào cũng kín bàn và kinh doanh ngày càng phát đạt nhé!