Chào các mẹ! Trong hội mình chắc nhiều chị em đang mở quán cafe hoặc ấp ủ dự định kinh doanh. Chắc hẳn ai cũng từng đau đầu cảnh: quán đông khách thì nhân viên lóng ngóng người pha chế, người chạy bàn đâm sầm vào nhau; cuối ngày chốt ca thì tiền hụt, đồ dư mà hỏi không ai nhận lỗi, toàn đổ tại... đứa khác.

Thực ra, quán lỗ nhiều khi không phải do mặt bằng xấu hay nước dở, mà là do bộ máy nhân sự nhà mình đang quá lộn xộn. Hôm nay em xin chia sẻ một chút kinh nghiệm xương máu về cách chia sơ đồ nhân sự, xếp việc rõ ràng để chị em nhàn cái thân, quán tự chạy trơn tru mà tiền không bị rơi vãi nhé!

1. Tại sao quán hay bị "vỡ trận" lúc đông khách? Lỗi lớn nhất của chị em mình khi mới mở quán là tư duy "tiện tay làm luôn". Thấy vắng khách là sai bé thu ngân ra bưng bê, sai bạn chạy bàn vào rửa ly pha chế. Nghe thì có vẻ tiết kiệm nhân lực, nhưng lúc khách ập vào đông là loạn ngay! Trà tắc kẹt ở quầy không ai bưng, khách réo thanh toán thì thu ngân đang bận lau bàn. Đã thế, lúc sai bill, hụt tiền trong két, bạn pha chế sẽ đổ tại bạn order ghi nhầm, bạn order lại kêu thu ngân tính sai. Không rạch ròi trách nhiệm thì cuối cùng chỉ có... bà chủ (là chị em mình) phải móc tiền túi ra đền thôi.

2. Chọn sơ đồ nhân sự thế nào cho chuẩn? Tùy vào túi tiền và mô hình quán mà chị em xếp nhân sự cho hợp lý nhé, đừng có quán cóc mà thuê đủ cả quản lý lẫn bảo vệ thì tiền đâu mà trả lương!

  • Nếu quán nhỏ, bán mang đi là chính (dưới 30 khách/lượt): Chị em ưu tiên sự kiêm nhiệm nhưng phải rõ ràng về tiền bạc: Chị em mình tự làm Quản lý (mua nguyên liệu, giám sát) -> Thuê 1 bạn Thu ngân kiêm Pha chế (đứng chết ở quầy) -> Thuê 1 bạn Phục vụ kiêm Dọn dẹp (chuyên chạy bàn và dọn dẹp vệ sinh).

  • Nếu quán vừa (50 - 100 khách, có không gian ngồi lại): Lúc này phải tách hẳn các bộ phận ra các mẹ nhé. Không kiêm nhiệm nữa.

  • Cửa hàng trưởng (người chịu trách nhiệm doanh thu).
  • Bộ phận quầy Bar: 1 thợ pha chính, 1 phụ bar (rửa dọn, chuẩn bị đá, topping).
  • Bộ phận ngoài: Nhân viên order, chạy bàn và Thu ngân (bạn này chỉ đứng thu tiền, tuyệt đối không chạy lung tung).

3. Giao việc thế nào để nhân viên không đùn đẩy? (Mô tả công việc thực chiến) Nhiều em sinh viên đi làm hay xin nghỉ ngang vì thấy việc mập mờ, bốc lột. Chị em cứ giao việc rõ ràng ngay từ ngày đầu, ai làm sai người nấy chịu trách nhiệm.

  • Cửa hàng trưởng/Ca trưởng: Giao cho bạn này việc điểm danh, nhận bàn giao tiền nong từ ca trước. Lúc quán đông thì bạn này phải đứng ra điều phối (ví dụ thấy quầy bar quá tải phải bảo các bạn order chậm lại).
  • Pha chế (Barista): Tuyệt đối bắt làm đúng công thức (định lượng), không pha áng chừng. Đầu giờ đến phải check xem sữa, trái cây có hư không. Cuối giờ phải dọn sạch quầy mới được về.
  • Thu ngân & Phục vụ: Dạy các bạn ấy cách mỉm cười chào khách, mẹo bán chéo (gợi ý khách mua thêm bánh ngọt). Thu ngân thì sai 1 đồng cũng phải đền, như vậy mới có trách nhiệm.

Thực sự bài toán quản lý con người là cái khó nhất khi kinh doanh F&B các mẹ ạ. Em khuyên thật lòng chị em nào chuẩn bị khai trương, hoặc quán đang lộn xộn thì nên đọc ngay bài viết rất tâm huyết về sơ đồ và quy trình quản lý nhân sự quán cafe này. Người ta chỉ dạy rất kỹ từ cách lên JD (mô tả công việc), cách chia ca mồi, đến cách dùng phần mềm chống thất thoát đỉnh lắm!

Chúc các chị em làm chủ thật nhàn hạ, quán lúc nào cũng tấp nập khách khứa nhé! Mẹ nào có mẹo quản trị nhân viên Gen Z "lì lợm" thì share cho chị em cùng biết nha!