Trong guồng quay hối hả của ngành xuất nhập khẩu, việc hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa luôn là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn giữa việc "thông quan" và "thanh lý tờ khai". Thực tế, thanh lý tờ khai là một bước cuối cùng để hàng hóa thực sự được giải phóng khỏi khu vực giám sát hải quan hoặc để hoàn tất hồ sơ pháp lý trên hệ thống. Vậy thanh lý tờ khai là gì và nó có vai trò như thế nào trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Thanh lý tờ khai là gì?
Để hiểu đơn giản, thanh lý tờ khai (hay thanh lý tờ khai hải quan) là quá trình cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu và xác nhận rằng lô hàng khai báo trên tờ khai đã hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Cụ thể hơn, đây là bước xác nhận lô hàng đã hoàn thành xong thủ tục hải quan (đã đóng thuế, đã kiểm hóa nếu có, hồ sơ hợp lệ) và đủ điều kiện để đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan (cảng biển, sân bay, kho bãi) để đưa vào lưu thông hoặc xuất khẩu đi nước ngoài.
Khi thanh lý tờ khai hải quan, hệ thống điện tử của tổng cục hải quan (VNACCS/VCIS) sẽ cập nhật trạng thái của tờ khai là đã hoàn tất. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã chấm dứt trách nhiệm giám sát đối với lô hàng đó tại cửa khẩu.
Trong một số trường hợp đặc biệt như loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, thuật ngữ "thanh lý" còn được hiểu là việc báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư với cơ quan hải quan để xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào khái niệm phổ biến nhất là thanh lý để giải phóng hàng hóa tại cảng.
Tại sao cần phải thanh lý tờ khai
Việc thực hiện thanh lý tờ khai không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực và là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho lô hàng.
Tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro: Đây là bước bắt buộc được quy định trong luật hải quan và các văn bản hướng dẫn. Nếu tờ khai đã đăng ký nhưng không được thanh lý (bị treo), doanh nghiệp có thể bị liệt vào danh sách rủi ro, gây khó khăn cho các lần nhập khẩu sau hoặc bị xử phạt hành chính.
Giải phóng hàng hóa: Đối với hàng nhập khẩu, chỉ khi hoàn thành thanh lý tờ khai hải quan tại bộ phận giám sát kho bãi cảng, doanh nghiệp mới lấy được phiếu giao nhận (EIR) để cho xe vào kéo container về kho. Nếu không thanh lý, hàng hóa sẽ mãi nằm tại cảng, phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET) khổng lồ.
Đảm bảo tính chính xác trong quản lý: Quy trình này giúp cơ quan hải quan đối chiếu thông tin giữa khai báo điện tử và thực tế hàng hóa, chứng từ vận tải (Manifest, Bill of Lading). Điều này giúp hệ thống quản lý rủi ro cập nhật dữ liệu chính xác, tránh sai lệch về sau.
Hoàn tất nghĩa vụ thuế: Thanh lý tờ khai là bằng chứng xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phí liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được việc bị truy thu thuế hoặc bị tính lãi phạt chậm nộp oan uổng.
Các trường hợp cần thanh lý tờ khai
Trong thực tế vận hành logistics, không phải lúc nào quy trình cũng diễn ra suôn sẻ theo đường thẳng. Dưới đây là các trường hợp phổ biến bắt buộc doanh nghiệp phải tiến hành thanh lý tờ khai:
Hàng hóa thông quan bình thường: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Sau khi tờ khai được thông quan (Luồng Xanh, Vàng, Đỏ), doanh nghiệp cần làm thủ tục thanh lý tại bộ phận giám sát cổng cảng để đưa hàng ra khỏi khu vực cảng.
Hủy bỏ giao dịch xuất nhập khẩu: Trong trường hợp tờ khai đã đăng ký nhưng giao dịch bị hủy bỏ (hàng không về, đối tác hủy hợp đồng), doanh nghiệp cần làm thủ tục thanh lý để hủy tờ khai đó trên hệ thống, tránh việc tờ khai "treo" gây nợ thuế ảo.
Sửa đổi thông tin hàng hóa: Nếu phát hiện sai sót về mã HS, số lượng, trị giá... sau khi đã khai báo nhưng chưa thông quan, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục điều chỉnh. Trong một số trường hợp, cần thanh lý tờ khai cũ (hủy) để mở tờ khai mới chính xác hơn.
Tờ khai đã khai nhưng không sử dụng: Có trường hợp doanh nghiệp khai báo nháp hoặc khai chính thức nhưng thay đổi kế hoạch không dùng đến tờ khai đó nữa (quá hạn 15 ngày chưa mở tờ khai). Lúc này cần thanh lý (hủy) để làm sạch dữ liệu trên hệ thống hải quan.
Hàng hóa không đủ điều kiện xuất/nhập khẩu: Lô hàng bị từ chối thông quan do không đạt kiểm tra chuyên ngành hoặc vi phạm chính sách. Doanh nghiệp cần thanh lý tờ khai để thực hiện tái xuất hoặc tiêu hủy.
Nguồn bài viết: gothl.vn