Chào các mẹ, dạo này em lướt diễn đàn thấy nhiều chị em than thở: "Quán đông khách nườm nượp, nhân viên pha chế không ngơi tay, nhưng cuối tháng cộng sổ lại chả thấy tiền lãi đâu!".

Các mẹ ơi, đừng vội đổ lỗi cho mặt bằng hay marketing, thủ phạm "ăn lẹm" tiền của chị em mình thường nằm ngay trong cái... kho nguyên liệu đấy! Chỉ một chút sữa đặc đổ lố tay, vài quả cam hỏng không ai báo, hay góc khuất gian lận khó lường... tất cả tích tiểu thành đại và bào mòn lợi nhuận. Hôm nay em xin chia sẻ quy trình quản lý kho kín kẽ, chống thất thoát để các mẹ bảo toàn đồng vốn nhé!

1. Những "lỗ hổng" đang âm thầm bòn rút tiền của mẹ

Trước khi trị bệnh, chị em mình phải bắt đúng mạch:

  • Bảo quản sai cách, quên hạn sử dụng: Lỗi kinh điển của nhân viên là cứ hàng mới nhập về thì lôi ra xài, hàng cũ thì đẩy tít vào trong. Hậu quả là sữa, trái cây hết hạn phải đổ bỏ hàng loạt.
  • Pha chế bằng... "cảm giác": Thay vì dùng ly đong (jigger), nhiều bạn nhân viên cứ rót syrup tự do. Quy định 30ml thì rót tay thành 40ml. 1 ly khách uống không nhận ra, nhưng 100 ly là các mẹ mất đứt 1 chai syrup đắt tiền rồi.
  • Góc khuất gian lận: Có bạn nhân viên mang nguyên liệu rẻ tiền từ nhà vào pha cho khách, đồ xịn của quán thì tuồn ra ngoài, hoặc thu tiền túi riêng.

2. Bí kíp siết chặt kho, 1 gram cũng không lọt

Để không làm "Bà chủ lo âu", các mẹ phải thiết lập kỷ luật sắt cho kho hàng:

  • Công thức phải cân đo bằng "Tiểu ly": Mỗi món nước phải có bảng định lượng cực chuẩn. Ví dụ 1 ly bạc xỉu = 25ml cafe + 15ml sữa đặc + 30ml sữa tươi. Phải quy đổi rõ ràng từ lúc mua nguyên thùng sang lúc pha từng ml, gram.
  • Quy tắc nhập - xuất - hủy: Kho hàng là tiền! Không phải nhân viên nào cũng được tự ý ra vào lấy đồ. Trái cây dập, sữa hỏng muốn vứt đi phải lập biên bản, có chữ ký của quản lý chứ không được tự tiện phi tang.
  • Kiểm chéo lúc giao ca: Đừng đợi cuối tháng mới kiểm kho các mẹ ạ! Mất đồ cũng chả biết ca nào làm mất. Hãy bắt nhân viên giao ca phải đếm lại sữa, trà. Ca sáng giao cho ca chiều đúng số lượng, thiếu thì ca sáng tự bỏ tiền túi ra đền.

3. Quản lý kho bằng "Cơm" thì sớm muộn cũng toang!

Nếu quán chỉ lèo tèo vài khách thì ghi sổ sách được. Nhưng khi quán đã đông, dùng Excel hay sổ tay là dở ngay, nhân viên sửa số liệu lúc nào các mẹ không biết đâu.

Đã kinh doanh là phải đầu tư công nghệ. Khách mua 1 ly trà đào, phần mềm tự động trừ đúng 30ml syrup, 1 gói trà trong kho. Mẹ bỉm cứ ở nhà trông con, mở điện thoại ra là biết kho còn bao nhiêu bịch sữa, sắp hết chưa để gọi nhà cung cấp ship tới. Nhẹ đầu cực kỳ!

4. Xử lý "hàng tồn" thông minh gỡ lại vốn

Với trái cây hay sữa tươi sắp hết hạn (cận date), vứt đi thì xót, mà để lâu thì hỏng. Các mẹ hãy linh hoạt tạo các chương trình "Combo", "Flash sale giờ thấp điểm" hoặc tung ra "Món đặc biệt trong ngày" để đẩy hàng đi nhanh. Vừa không lãng phí, lại vừa thu hút được khách mua thêm.

Mẹ nào đang hoang mang vì cuối tháng hụt doanh thu, đồ đạc hao hụt không rõ lý do thì em khuyên chân thành nên đọc kỹ bài phân tích này về quy trình quản lý kho nguyên vật liệu quán cafe. Bài gốc họ phân tích rất sát thực tế, có cả hướng dẫn cài đặt tồn kho tối thiểu siêu hay. Các mẹ tay ngang đọc vào là áp dụng được liền.

Chúc các chị em buôn may bán đắt, doanh thu tháng nào cũng rủng rỉnh nhé! Chị em nào có mẹo trị nhân viên hay "ăn bớt" thì chia sẻ ở dưới cho hội mình học hỏi với nha!