Chào các mẹ, trong hội mình chắc hẳn có nhiều chị em đang mở quán cafe 1, 2 năm, thấy quán đầu tiên đông khách là bắt đầu rục rịch muốn mở thêm cơ sở 2, cơ sở 3. Nghe mác "bà chủ chuỗi cafe" oai lắm chứ! Nhưng sự thật phũ phàng là: Rất nhiều người đã "vỡ nợ" ngay khi vừa bước chân ra khỏi cái quán đầu tiên.
Lý do là gì? Vì khi có 1 quán, các mẹ có thể "nằm vùng" 24/24 ở đó, săm soi từng ly nước. Nhưng khi có 2-3 quán, các mẹ không thể phân thân được nữa. Hôm nay em xin bóc trần những cái bẫy "bòn rút" tiền của chị em khi mở chuỗi, và cách để quản lý trơn tru nhé!
1. 3 cái "Lỗ hổng" hút cạn tiền khi mẹ vắng mặt
Khi các mẹ không có mặt ở quán, nhân viên bắt đầu lơi lỏng, và tiền của các mẹ sẽ bốc hơi qua "tam giác tử thần" này:
- Quầy pha chế: Nhân viên pha "tùy hứng", không thèm đong đếm. Cứ mỗi ly vống thêm 1 tí sữa, 1 tí syrup thì cuối tháng các mẹ đi tong vài triệu tiền cốt. Tệ hơn là chi nhánh A pha ngon, chi nhánh B pha dở tệ làm mất hết khách ruột.
- Thu ngân: Khách đông, nhân viên lười in bill hoặc thu tiền bỏ túi riêng (nếu không có ai giám sát).
- Kho hàng: Quản lý kho bằng "niềm tin", cuối tháng kiểm kho thấy hụt mấy thùng sữa cũng chả biết kêu ai, đành tự móc hầu bao bù vào.
2. Bí kíp số 1: Xây dựng quy trình (SOP) "Thép"
Đừng kinh doanh bằng trí nhớ nữa các mẹ ơi! Phải giấy trắng mực đen rõ ràng:
- Chuẩn hóa công thức: Mỗi món phải có bảng định lượng chính xác đến từng gram, từng ml. Bắt buộc nhân viên pha đúng định lượng, tuyệt đối không "nhắm chừng".
- Checklist giao ca: Hết ca làm, nhân viên A phải đếm đủ tiền két, check đủ số lượng trái cây, sữa tươi rồi mới được giao cho nhân viên B. Sai ở ca nào, ca đó đền. Cứ làm chặt thế đố ai dám làm ẩu!
3. Quản lý kho liên chi nhánh - Tuyệt đối không làm "miệng"
Khi có nhiều quán, việc chuyển đường, chuyển sữa từ cơ sở này sang cơ sở kia là chuyện cơm bữa. Nhưng chị em nhớ kỹ: Mọi luân chuyển phải có chứng từ/nhập trên hệ thống. Đừng có gọi điện "Em ơi lấy cho chị thùng sữa sang quán B nhé" rồi quên không ghi chép. Đến lúc thất thoát thì lại cãi nhau um củ tỏi.
Đồng thời, phải luôn dặn nhân viên kiểm tra hạn sử dụng (Date). Đồ F&B hỏng nhanh lắm, không quản lý date là vứt sọt rác cả đống tiền.
4. Dẹp ngay Excel, hãy dùng Công nghệ nếu muốn làm "Bà chủ sang chảnh"
Nhiều mẹ mở đến 3 quán rồi vẫn hì hục ngồi cộng sổ bằng Excel. Khổ lắm các mẹ ạ! Excel làm sao báo cho mẹ biết chi nhánh A đang hết đá, chi nhánh B đang đông khách? Thêm nữa, nhân viên sửa số liệu trên Excel lúc nào các mẹ cũng không biết đâu.
Đã mở chuỗi là phải dùng phần mềm quản lý. Khách mua 1 ly trà đào, máy tự động trừ kho 30ml syrup, 3 lát đào. Chị em cứ đi shopping, đi spa, mở điện thoại ra là biết quán nào đang bán được bao nhiêu, tiền vào két bao nhiêu. Thế mới là làm chủ!
5. Checklist sinh tử trước khi "xuống tiền" mở quán mới
Trước khi ký hợp đồng thuê nhà quán thứ 2, các mẹ tự hỏi 3 câu này nhé:
- Quán 1 đã lãi ổn định chưa? (Nếu đang lỗ thì dẹp ngay ý định mở thêm).
- Quy trình đã tự chạy mượt mà khi không có mẹ ở quán chưa?
- Có đủ dòng tiền dự phòng nuôi quán mới trong 3-6 tháng đầu không?
Chị em nào đang có ý định mở chuỗi hoặc đang bị rối tung rối mù vì quản lý nhiều cửa hàng, em khuyên chân thành nên đọc ngay bài phân tích chuyên sâu về bài toán quản lý chuỗi quán cafe này. Họ viết siêu kỹ về cách cài đặt KPI cho nhân viên, cách quản lý luồng hàng và ứng dụng phần mềm cực kỳ thực chiến. Đọc xong là né được ối cái bẫy mất tiền!
Khởi nghiệp là con đường dài, chúc các mẹ bỉm nhà mình luôn vững tay chèo và quán xá lúc nào cũng đông khách nhé! Mẹ nào có kinh nghiệm quản lý nhân viên "qua mặt" thì chia sẻ ở dưới cho chị em cùng học hỏi nha!
