Chào các chị em trên diễn đàn Webtretho!

Em tàu ngầm ở diễn đàn mình đã lâu, nay mới có thời gian ngồi chia sẻ với các mẹ, đặc biệt là những ai đang ấp ủ mở một quán cafe hay tiệm trà sữa nho nhỏ để tự chủ kinh tế.

Hồi mới mở quán, em cứ nghĩ chỉ cần đồ uống ngon, quán decor xinh xắn là ổn. Nhưng đến khi vào làm thật mới thấm: đồ uống chỉ chiếm một phần, phần lớn đau đầu lại nằm ở khâu vận hành và quản lý thu chi.

1. Những rắc rối khi quản lý bằng sổ sách

Vì muốn tiết kiệm chi phí ban đầu nên em tự ghi sổ tay, dùng Excel và két tiền thường. Cứ nghĩ quán nhỏ vài bạn nhân viên thì cần gì máy móc, thế nhưng ngay tháng đầu đã phát sinh đủ thứ chuyện:

  • Giờ cao điểm hay nhầm món: Nhân viên phục vụ ghi giấy rồi chạy vào quầy giục, note thiếu yêu cầu của khách dẫn đến pha nhầm, khách chờ lâu cáu gắt bỏ về.
  • Hao hụt nguyên liệu: Bán thì được nhiều nhưng cuối tháng cộng sổ lại thấy hụt tiền. Sữa đặc, siro, cafe hao hụt rất nhanh mà không rõ do pha hỏng hay nhân viên bớt xén.
  • Không thể rời quán: Hễ mình vừa về nhà là ở quán phát sinh lỗi thu tiền, hủy bill không rõ lý do, cả ngày chôn chân ở quán không có thời gian cho gia đình, con cái.

2. Gợi ý phần mềm quản lý theo từng quy mô

Sau đó em nhận ra không thể quản lý bằng trí nhớ hay lòng tin mãi được. Qua tìm hiểu và tham khảo bảng xếp hạng top phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất, em thấy có mấy nhóm giải pháp phù hợp với túi tiền và nhu cầu của chị em mình:

Quán vừa và nhỏ (phục vụ tại bàn)

Nên chọn phần mềm có tính năng order tại bàn bằng điện thoại và tự động trừ kho nguyên liệu như POS365. Nhân viên cầm điện thoại bấm order là quầy pha chế nhận được ngay, giảm hẳn chạy lại và nhầm món. Mỗi ly bán ra tự trừ định lượng sữa, cafe nên quản lý kho rất nhàn. Doanh thu cập nhật trực tiếp về điện thoại giúp mình ở nhà vẫn kiểm soát được quán.

Quán take-away, xe đẩy vỉa hè

Nếu vốn mỏng, chỉ bán mang đi thì có thể dùng các app miễn phí như Loyverse hoặc DanTriSoft để tính tiền và in bill cơ bản trên điện thoại/máy tính, đỡ tốn chi phí đầu tư ban đầu.

Mô hình chuỗi hoặc quy mô lớn

Nếu có ngân sách tốt và định hướng mở chuỗi nhiều chi nhánh, các mẹ có thể cân nhắc iPOS hoặc CukCuk. Những bên này mạnh về kế toán và điều hành chuỗi, nhưng chi phí thiết bị và bản quyền sẽ cao hơn.

3. Lưu ý quan trọng khi chọn phần mềm

  • Giao diện phải dễ dùng: Nhân viên quán phần lớn là sinh viên làm theo ca, phần mềm phải trực quan để chỉ mất 10-15 phút hướng dẫn là dùng được ngay.
  • Xem được báo cáo từ xa: Giúp chị em linh hoạt thời gian, không cần có mặt 24/7 ở quán mà vẫn nắm chắc doanh thu.
  • Chặt chẽ ngay từ đầu: Quán nhỏ càng cần quản lý sát, tránh để thất thoát tích tụ lâu ngày làm thâm hụt tiền lãi.

Kinh doanh bước đầu tuy vất vả nhưng có đồng ra đồng vào tự chủ tài chính thì rất vui. Chị em nào ở đây cũng đang mở quán hoặc có kinh nghiệm quản lý hay cùng chia sẻ thêm nhé!