Văn Phòng Ít Người Có Cần Đầu Tư Máy Lọc Nước Riêng Không?

Một văn phòng có khoảng 5–15 nhân sự thường không cần quá nhiều thiết bị phục vụ sinh hoạt, nhưng nước uống vẫn là nhu cầu hằng ngày không thể thiếu. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn nước bình 20L vì dễ triển khai, trong khi một số khác cân nhắc lắp máy lọc nước để chủ động hơn trong quá trình sử dụng.

Vậy văn phòng ít người có thực sự cần đầu tư máy lọc nước riêng? Câu trả lời phụ thuộc vào lượng nước tiêu thụ, không gian làm việc, ngân sách và cách doanh nghiệp muốn quản lý nguồn nước uống.

1. Văn phòng ít nhân sự có nhất thiết phải lắp máy lọc nước?

Không có một mốc nhân sự cố định để quyết định thời điểm chuyển sang máy lọc nước. Thực tế cho thấy cho thấy lượng nước tiêu thụ thực tế phụ thuộc rất lớn vào số ngày làm việc hàng tuần, thời tiết và thói quen uống nước của nhân viên chứ không chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô nhân sự. 

Có thể hình dung qua ba tình huống sau:

Văn phòng 5 người, tiêu thụ khoảng 3–4 bình 20L mỗi tháng

Nếu nhân viên chủ yếu làm việc bên ngoài, lượng nước uống tại văn phòng không nhiều và việc đặt nước không gây bất tiện, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng nước bình. Trong trường hợp này, đầu tư máy lọc nước chưa chắc mang lại lợi ích tương xứng với chi phí.

Văn phòng 10 người, tiêu thụ khoảng 8–10 bình mỗi tháng

Khi lượng nước sử dụng ổn định, doanh nghiệp nên bắt đầu so sánh tổng chi phí của nước bình với phương án mua hoặc thuê máy lọc nước. Nếu khu vực pantry nhỏ, không có chỗ chứa bình dự phòng hoặc nhân viên thường xuyên phải theo dõi lịch giao nước, máy lọc nước có thể giúp việc sử dụng thuận tiện hơn.

Văn phòng 15 người, tiêu thụ khoảng 12–15 bình mỗi tháng

Nếu nhân viên sử dụng nước thường xuyên và văn phòng còn tiếp khách hằng ngày, nhu cầu nước có thể cao hơn đáng kể. Doanh nghiệp nên cân nhắc máy có công suất đáp ứng lượng nước sử dụng vào giờ cao điểm, đồng thời kiểm tra điều kiện lắp đặt và kế hoạch bảo dưỡng.

Lưu ý: Mức tiêu thụ trên chỉ là giả định minh họa, không phải tiêu chuẩn cố định cho mọi văn phòng. 

Nhìn chung, văn phòng có thể tiếp tục dùng nước bình nếu nhu cầu thấp, nguồn cung thuận tiện và chi phí hợp lý. Ngược lại, khi lượng nước tiêu thụ ổn định, việc lưu trữ bình gây bất tiện hoặc doanh nghiệp muốn chủ động hơn trong sử dụng nước, máy lọc nước là phương án đáng cân nhắc.

2. Dùng nước bình 20L hay máy lọc nước cho văn phòng nhỏ?

Hai phương án đều có ưu điểm riêng. Điều quan trọng là lựa chọn phù hợp với nhu cầu thay vì chỉ dựa vào số lượng nhân viên.

Nước bình 20L phù hợp với văn phòng có nhu cầu sử dụng vừa phải, muốn bắt đầu nhanh và không cần lắp đặt thiết bị. Doanh nghiệp có thể mua nước theo nhu cầu, nhưng cần tính đến việc đặt hàng định kỳ, bố trí bình dự phòng và thay bình khi hết.

Máy lọc nước phù hợp với văn phòng muốn chủ động lấy nước tại chỗ và giảm việc lưu trữ nhiều bình nước. Đổi lại, doanh nghiệp cần lựa chọn thiết bị phù hợp với nguồn nước đầu vào, nhu cầu sử dụng và bố trí lắp đặt. Máy cũng cần được bảo dưỡng, thay lõi theo hướng dẫn để duy trì hoạt động.

Có thể cân nhắc theo các tiêu chí sau:

3. So sánh chi phí nước bình, mua máy và thuê máy trong 24 tháng

Để lựa chọn phù hợp, doanh nghiệp nên so sánh chi phí trong cùng một khoảng thời gian thay vì chỉ nhìn vào giá mua máy hoặc giá một bình nước.

Giả sử văn phòng có 10 nhân sự, tiêu thụ trung bình 10 bình 20L mỗi tháng. Giá nước bình được giả định là 50.000 đồng/bình. Với phương án máy lọc nước, bài viết sử dụng các mức chi phí giả định để minh họa cách tính.

Lưu ý: Bảng trên là tổng chi phí tạm tính theo giả định để đảm bảo tính khách quan. Chi phí thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào giá điện nước sinh hoạt, chất lượng máy, tần suất thay lõi và các điều khoản phụ trong hợp đồng. 

Theo ví dụ này, phương án mua máy có tổng chi phí thấp hơn phương án thuê một khoản nhỏ sau 24 tháng. Tuy nhiên, kết quả có thể thay đổi tùy giá thiết bị, chi phí thay lõi, phạm vi dịch vụ thuê và điều kiện hợp đồng. Phương án nước bình cũng có thể phát sinh thêm chi phí nếu nhu cầu tăng hoặc doanh nghiệp cần thiết bị hỗ trợ lấy nước.

Vì vậy, không nên mặc định sử dụng dịch vụ cho thuê máy lọc nước luôn tiết kiệm hơn mua máy. Hình thức này có thể phù hợp với doanh nghiệp muốn phân bổ chi phí theo kỳ và sử dụng các dịch vụ hỗ trợ đi kèm. Trước khi đăng ký, cần kiểm tra tiền đặt cọc, điều kiện hoàn cọc, phí lắp đặt và những hạng mục chưa bao gồm trong gói.

4. Khi nào nên cân nhắc dịch vụ cho thuê máy lọc nước tại TP.HCM?

Đối với các văn phòng nhỏ muốn tối ưu dòng tiền, linh hoạt ngân sách và không muốn bận tâm về lịch bảo dưỡng, lựa chọn giải pháp từ các đơn vị chuyên nghiệp là gợi ý rất đáng cân nhắc.

Nếu doanh nghiệp muốn tìm giải pháp cho thuê máy lọc nước có thể xem thêm tại đây để tham khảo các dòng máy hiện đại, chính sách khảo sát tận nơi và dịch vụ bảo trì định kỳ trọn gói. 

Kết luận

Văn phòng ít nhân sự không nhất thiết phải đầu tư máy lọc nước riêng. Tuy nhiên, nếu nhu cầu sử dụng thường xuyên, không gian lưu trữ hạn chế hoặc doanh nghiệp muốn giảm công việc đặt và thay bình nước, máy lọc nước là phương án đáng cân nhắc. Trong trường hợp muốn hạn chế chi phí đầu tư ban đầu, doanh nghiệp có thể tìm hiểu dịch vụ cho thuê máy lọc nước và đối chiếu kỹ các điều khoản trước khi lựa chọn.