Trong nền kinh tế hội nhập, sự phát triển bùng nổ của các khu công nghiệp, khu phi thuế quan và khu chế xuất tại Việt Nam đã mở ra những cơ hội giao thương vô cùng thuận lợi. Đi kèm với đó, một hình thức giao dịch đặc biệt mang tên xuất nhập khẩu tại chỗ đang dần trở thành giải pháp logistics chiến lược, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí vận chuyển và rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi. Việc thấu hiểu và vận hành trơn tru thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là vũ khí cạnh tranh sắc bén để tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cẩm nang chuyên sâu, toàn diện và chuẩn xác nhất về khái niệm, quy trình, chính sách thuế cũng như những lưu ý sống còn khi thực hiện nghiệp vụ thông quan đặc thù này.

Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ là gì

Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ (tên tiếng Anh: Export and import at site) là một hình thức giao dịch thương mại mang tính quốc tế, trong đó hàng hóa thực tế không hề được vận chuyển ra khỏi ranh giới lãnh thổ của một quốc gia nhưng về mặt pháp lý vẫn được công nhận và quản lý như một hoạt động xuất nhập khẩu thông thường.

Việc các doanh nghiệp ưu tiên áp dụng thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ xuất phát từ những lợi ích kinh tế khổng lồ mà nó mang lại:

  • Tối ưu hóa logistics: Rất nhiều trường hợp các công ty đối tác nằm ngay trong cùng một khu công nghiệp hoặc có vị trí địa lý gần nhau, việc giao nhận tại chỗ giúp cắt giảm toàn bộ sự phức tạp và chi phí vận tải quốc tế đắt đỏ.
  • Hưởng ưu đãi thuế và chính sách: Một số quốc gia áp dụng chính sách ưu đãi thuế đặc biệt nhằm khuyến khích hình thức này, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng tài chính và gia tăng biên độ lợi nhuận.
  • Quản trị rủi ro và tồn kho: Rút ngắn thời gian giao hàng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp duy trì nguồn nguyên liệu ổn định cho sản xuất, đồng thời loại bỏ triệt để các rủi ro mất mát, hư hỏng do quá trình vận chuyển đường biển hay đường hàng không kéo dài.

Các loại hàng hóa áp dụng: Theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định số 187/2013/NĐ-CP, hàng hóa được phép làm thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ rất đa dạng, tiêu biểu gồm:

  • Sản phẩm gia công; nguyên vật liệu dư thừa; phế liệu, phế phẩm hoặc các loại máy móc, thiết bị đi thuê/mượn thuộc hợp đồng gia công.
  • Hàng hóa giao dịch mua bán giữa một doanh nghiệp nội địa với một doanh nghiệp chế xuất hoặc doanh nghiệp nằm trong khu phi thuế quan.
  • Hàng hóa giao dịch giữa doanh nghiệp Việt Nam với một cá nhân/tổ chức nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam, nhưng được thương nhân nước ngoài đó chỉ định giao nhận hàng trực tiếp cho một doanh nghiệp khác ngay tại Việt Nam. (Lưu ý: Các nhu yếu phẩm phục vụ sinh hoạt cho công nhân viên trong khu chế xuất như thức ăn, nước uống, quần áo... không được xét là hàng xuất nhập khẩu tại chỗ).

Điều kiện bắt buộc để thực hiện: Để giao dịch hợp pháp, các bên cần đáp ứng các điều kiện khắt khe: Phải có hợp đồng mua bán quốc tế ghi rõ điều khoản giao nhận tại chỗ; có mã số thuế và giấy phép kinh doanh hợp lệ; phát hành hóa đơn VAT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; tuân thủ việc nộp đầy đủ các loại thuế (VAT, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu) và mở tờ khai hải quan đầy đủ.

Hồ sơ hải quan của thủ tục xuất nhập khẩu

Bộ hồ sơ để thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ cả hai đầu tuyến: nhà xuất khẩu (người bán) và nhà nhập khẩu (người mua). Việc đồng nhất chứng từ giữa hai bên là yếu tố sống còn để hệ thống hải quan chấp nhận thông quan.

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu tại chỗ: Người bán chịu trách nhiệm chuẩn bị một bộ hồ sơ xuất khẩu bao gồm các chứng từ mang tính pháp lý và thương mại sau:

  • Tờ khai hải quan xuất khẩu.
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
  • Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
  • Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List).
  • Các loại giấy phép xuất khẩu chuyên ngành, hoặc chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa (tùy thuộc vào từng mặt hàng cụ thể).

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu tại chỗ: Người mua (thường là các doanh nghiệp nằm trong khu chế xuất, khu công nghiệp) cần chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu tương ứng để khớp nối dữ liệu, bao gồm:

  • Tờ khai hải quan nhập khẩu.
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
  • Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List).
  • Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
  • Các chứng từ khác theo yêu cầu bắt buộc của cơ quan hải quan hoặc tính chất chuyên ngành của loại hàng hóa được nhập.

Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ

Một quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ chuyên nghiệp sẽ trải qua 7 bước khép kín và minh bạch trên hệ thống điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết nhất dành cho doanh nghiệp:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các chứng từ cốt lõi như Hợp đồng mua bán quốc tế, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ, và chứng từ thanh toán ngân hàng (L/C, T/T...).

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

Đây là bước thao tác kỹ thuật cực kỳ quan trọng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối.

  • Với doanh nghiệp xuất khẩu: Cần khai báo tờ khai xuất khẩu với Mã loại hình là B11. Tại ô "Điểm đích cho vận chuyển bảo thuế", phải ghi chính xác mã địa điểm của Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu. Đặc biệt, tại ô "Số quản lý nội bộ doanh nghiệp", phải nhập đúng cú pháp: #&XKTC.
  • Với doanh nghiệp nhập khẩu: Khai báo tờ khai nhập khẩu với Mã loại hình là A42. Tại ô "Số quản lý nội bộ doanh nghiệp", phải ghi rõ số tờ khai xuất khẩu tại chỗ tương ứng theo cú pháp: #&NKTC#& .

Bước 3: Nộp hồ sơ hải quan

Sau khi truyền dữ liệu thành công, doanh nghiệp tiến hành nộp bộ hồ sơ giấy (hoặc đính kèm file điện tử) bao gồm tờ khai đã phân luồng cùng các chứng từ Invoice, Packing List, Giấy phép... lên cơ quan hải quan.

Bước 4: Kiểm tra và thông quan

Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu tờ khai rơi vào luồng đỏ). Khi mọi thủ tục hợp lệ, hải quan sẽ chấp nhận thông quan cho lô hàng.

Bước 5: Đóng thuế và lệ phí

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp đầy đủ các khoản thuế phát sinh (VAT, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu) và lệ phí hải quan thông qua hệ thống thanh toán điện tử hoặc chuyển khoản ngân hàng 24/7.

Bước 6: Nhận hàng và hoàn tất thủ tục

Sau khi tờ khai được giải phóng, doanh nghiệp nhập khẩu có thể chính thức nhận hàng đưa vào kho bãi để lưu trữ hoặc sản xuất, đồng thời ghi nhận đầy đủ vào hệ thống sổ sách kế toán.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ

Bước cuối cùng, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ cẩn thận toàn bộ chứng từ, hồ sơ thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ theo đúng quy định pháp luật để phục vụ cho các đợt kiểm tra, kiểm toán sau thông quan của cơ quan chức năng.

Nguồn bài viết: gothl.vn