Gửi hàng đi nước ngoài: Một vài kinh nghiệm thực tế cho anh em lần đầu gửi
Trước đây mình nghĩ gửi một kiện hàng từ Việt Nam đi nước ngoài chắc cũng khá đơn giản, đóng thùng, ghi địa chỉ rồi mang ra gửi là xong.
Sau khi tìm hiểu và có dịp làm việc liên quan đến vận chuyển hàng quốc tế thì mình mới thấy thực tế có khá nhiều thứ cần lưu ý, đặc biệt là mặt hàng gửi, cách khai báo và đóng gói.
Mình chia sẻ lại một số kinh nghiệm cơ bản, anh em nào đang chuẩn bị gửi hàng đi nước ngoài có thể tham khảo.
1. Đừng chỉ hỏi “bao nhiêu tiền 1 kg?”
Đây có lẽ là điều đầu tiên nhiều người quan tâm khi tìm dịch vụ vận chuyển quốc tế.
Ví dụ:
“5 kg gửi sang Nhật bao nhiêu tiền?”
Nhưng thực tế để báo giá tương đối chính xác thì chỉ biết trọng lượng vẫn chưa đủ.
Thông thường còn phải biết:
- Gửi đến quốc gia nào?
- Thành phố nào?
- Hàng gì?
- Bao nhiêu kg?
- Kích thước kiện hàng?
- Hàng cá nhân hay hàng thương mại?
- Có pin, chất lỏng hoặc thành phần đặc biệt không?
Cùng là 5 kg nhưng gửi sang Nhật, Mỹ, Úc hay châu Âu có thể có mức cước và điều kiện khác nhau.
Đặc biệt với những kiện hàng có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ, còn có thể phải tính đến trọng lượng quy đổi theo thể tích.
Vì vậy, nếu muốn hỏi giá thì nên gửi luôn ảnh hàng + trọng lượng + kích thước dự kiến + quốc gia nhận. Như vậy người tư vấn sẽ dễ kiểm tra hơn rất nhiều.
2. Quan trọng nhất vẫn là hàng có được gửi hay không
Có những mặt hàng nhìn rất bình thường nhưng khi vận chuyển bằng đường hàng không lại cần kiểm tra riêng.
Ví dụ như:
- Pin và thiết bị có pin
- Nước hoa
- Mỹ phẩm
- Chất lỏng
- Bình xịt
- Một số loại thực phẩm
- Cây, hạt giống
- Sản phẩm có nguồn gốc động vật
- Thuốc và một số mặt hàng đặc thù
Không phải cứ ở Việt Nam bán được hoặc sử dụng bình thường thì mặc nhiên có thể gửi quốc tế.
Ngoài quy định của đơn vị vận chuyển, còn phải xem quy định xuất khẩu của Việt Nam và điều kiện nhập khẩu của nước nhận.
Do đó, nếu chưa chắc một mặt hàng có gửi được hay không thì mình nghĩ tốt nhất là hỏi trước.
Đừng đóng một kiện hàng thật đẹp, dán băng keo kín mít rồi mới mang đi hỏi. Nếu phát hiện có vấn đề thì lúc đó lại phải mở ra xử lý khá mất thời gian.
3. Khai báo hàng hóa nên đúng bản chất
Một vấn đề khác mình thấy khá quan trọng là khai báo.
Khi gửi hàng quốc tế, nên mô tả hàng hóa một cách rõ ràng và đúng với thực tế.
Ví dụ nếu gửi quần áo thì khai quần áo; sách thì khai sách; đồ dùng cá nhân thì mô tả cụ thể loại hàng.
Không nên cố tình khai một tên hàng khác chỉ vì nghĩ rằng như vậy sẽ dễ gửi hơn hoặc giảm được chi phí.
Kiện hàng quốc tế có thể phải trải qua các bước kiểm tra ở cả đầu Việt Nam và nước đến. Nếu thông tin khai báo không phù hợp với hàng thực tế thì việc xử lý sau đó có thể phức tạp hơn.
Đặc biệt đối với hàng có giá trị cao hoặc hàng thương mại thì phần thông tin hàng hóa và chứng từ càng nên chuẩn bị cẩn thận.
4. Đóng gói cũng quan trọng không kém
Một kiện hàng quốc tế có thể phải trải qua khá nhiều khâu:
Nhận hàng → phân loại → khai thác → vận chuyển → hàng không → đến nước nhận → phân loại → giao hàng.
Vì vậy, đừng xem nhẹ việc đóng gói.
Với những món đồ dễ vỡ, nên có vật liệu chống sốc và chèn khoảng trống trong thùng.
Quần áo hoặc một số loại hàng phù hợp có thể sử dụng túi chống ẩm hoặc hút chân không để giảm thể tích.
Nhưng cũng không nên hiểu rằng hút chân không lúc nào cũng tốt. Cách đóng gói phải phụ thuộc vào loại hàng.
Mục tiêu cuối cùng là:
Hàng được bảo vệ tốt, kiện chắc chắn và kích thước không bị tăng lên một cách không cần thiết.
5. Người ở tỉnh khác có gửi hàng quốc tế được không?
Đây là câu hỏi mình thấy khá nhiều người ở miền Trung quan tâm.
Ví dụ một người ở Quảng Nam hoặc Quảng Ngãi muốn gửi hàng sang Nhật, nhưng không có nhu cầu tự đi tìm một đơn vị vận chuyển quốc tế ngay tại địa phương.
Trong trường hợp này có thể liên hệ trước với đơn vị vận chuyển ở Đà Nẵng để hỏi phương án.
Tùy từng trường hợp, khách ở xa có thể được hướng dẫn gửi kiện hàng về điểm tiếp nhận tại Đà Nẵng bằng phương án phù hợp.
Khi hàng đến nơi thì mới tiến hành kiểm tra thực tế, cân hàng, xem lại cách đóng gói và xác nhận phương án vận chuyển.
Mình thấy cách này khá thuận tiện cho những người ở các tỉnh lân cận Đà Nẵng.
Tất nhiên, trước khi gửi nên liên hệ trước để hỏi rõ, chứ không nên tự gửi một mặt hàng đặc thù về rồi mới kiểm tra.
6. Nên chuẩn bị những thông tin gì trước khi hỏi dịch vụ?
Nếu anh em đang chuẩn bị gửi hàng quốc tế thì có thể chụp sẵn vài tấm ảnh hàng hóa.
Sau đó chuẩn bị:
Thông tin hàng:
- Tên hàng
- Số lượng
- Trọng lượng
- Kích thước
- Giá trị dự kiến
- Ảnh sản phẩm
Thông tin người nhận:
- Họ tên
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Thành phố
- Quốc gia
Nếu là hàng đặc biệt thì nên nói rõ ngay từ đầu.
Ví dụ:
“Trong kiện có một thiết bị điện tử và có pin.”
Thông tin như vậy rất hữu ích cho người tư vấn vì họ có thể kiểm tra đúng vấn đề thay vì chỉ báo một mức giá chung chung.
7. Có nên chọn dịch vụ rẻ nhất không?
Theo mình thì không nên lấy giá làm tiêu chí duy nhất.
Chênh lệch một chút về cước đôi khi không quan trọng bằng việc đơn vị vận chuyển có tư vấn đúng hay không.
Mình sẽ ưu tiên những nơi có:
- Quy trình rõ ràng
- Kiểm tra hàng trước khi gửi
- Tư vấn được về mặt hàng
- Báo giá rõ ràng
- Có mã vận đơn để theo dõi
- Có người hỗ trợ khi phát sinh vấn đề
Đặc biệt với người lần đầu gửi hàng quốc tế, phần tư vấn ban đầu khá quan trọng.
8. Sau khi gửi thì theo dõi hàng như thế nào?
Thông thường sau khi hoàn tất thủ tục gửi, người gửi sẽ có mã vận đơn để theo dõi.
Tùy từng tuyến, tracking có thể hiển thị các trạng thái khác nhau.
Ví dụ:
Đã tiếp nhận → đang khai thác → đang vận chuyển → đến nước nhận → làm thủ tục → phát hàng → phát thành công.
Có một điểm cần lưu ý là thông tin tracking không phải lúc nào cũng cập nhật liên tục từng giờ.
Có những thời điểm hàng đang được vận chuyển hoặc chờ xử lý giữa các khâu nên trạng thái có thể chưa thay đổi ngay.
Vì vậy, nếu tracking đứng một thời gian ngắn thì chưa nhất thiết có nghĩa là kiện hàng có vấn đề.
9. Một kinh nghiệm nhỏ nếu gửi hàng lần đầu
Nếu lần đầu gửi hàng quốc tế, mình nghĩ nên làm theo thứ tự này:
Bước 1: Chụp ảnh hàng.
Bước 2: Cân thử hàng.
Bước 3: Đo kích thước kiện dự kiến.
Bước 4: Cho biết chính xác quốc gia và thành phố nhận.
Bước 5: Hỏi xem mặt hàng có cần kiểm tra điều kiện đặc biệt không.
Bước 6: Sau khi thống nhất phương án thì mới đóng gói hoàn chỉnh.
Làm như vậy sẽ chủ động hơn rất nhiều.
10. Một số tuyến được nhiều người quan tâm
Hiện nay nhu cầu gửi hàng từ Việt Nam đi nước ngoài khá đa dạng.
Một số tuyến thường được hỏi nhiều như:
🇯🇵 Nhật Bản
Ngoài ra còn rất nhiều quốc gia khác.
Mỗi tuyến lại có đặc điểm riêng nên nếu hàng hóa thuộc nhóm đặc thù thì tốt nhất vẫn nên kiểm tra trước.
11. Nếu đang ở Đà Nẵng và cần gửi hàng quốc tế
Mình có tìm hiểu một đơn vị EMS tại Đà Nẵng và thấy họ có cung cấp dịch vụ chuyển phát hàng đi nước ngoài.
Anh em nào đang cần gửi hàng từ Đà Nẵng hoặc ở các tỉnh miền Trung muốn tìm hiểu thêm thì có thể xem thông tin dịch vụ tại EMS Đà Nẵng.
Mình để link này như một nguồn tham khảo, còn trước khi gửi thì mọi người vẫn nên cung cấp thông tin cụ thể về hàng để được kiểm tra và báo phương án phù hợp.
Kết
Tóm lại, nếu gửi hàng quốc tế lần đầu thì mình nghĩ có 4 thứ nên nhớ:
Một là: Hỏi xem hàng có được vận chuyển hay không.
Hai là: Khai báo đúng hàng hóa.
Ba là: Đóng gói phù hợp với tính chất hàng.
Bốn là: Hỏi rõ cước, điều kiện vận chuyển và cách theo dõi trước khi gửi.
Đừng chỉ nhìn vào giá/kg. Với vận chuyển quốc tế, đúng mặt hàng, đúng thủ tục và đúng cách đóng gói thường quan trọng không kém giá cước.
Anh em nào đã từng gửi hàng đi nước ngoài rồi thì có thể chia sẻ thêm kinh nghiệm thực tế, đặc biệt là những tuyến như Nhật, Hàn, Mỹ, Úc hoặc châu Âu để mọi người cùng tham khảo.