Tổng đại ảo là dịch vụ công nghệ đang phát triển hiện nay, nó mang đến nhiều giá trị cho doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn và đặc biệt là đối với các ngành nghề kinh doanh đặc thù nghiêng về chăm sóc khách hàng thì càng không thể thiếu. Vậy việc lắp đặt tổng đài ảo cho Spathì sẽ được những lợi ích gì ? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé.

Tổng đài ảo là gì ?

Tổng đài ảo là một dạng tổng đài điện thoại trên nền tảng điện toán đám mây kết hợp với công nghệ VoIP hiện đại. Bạn chỉ cần trang bị một sim với đầu số cố định được lắp vào mạng LAN nội bộ công ty mà không cần đến bất kỳ hệ thống tổng đài nào. Tổng đài ảo hổ trợ mọi đầu số kết nối như 1900/1800/ đầu số cố định IP, đầu số cố định điện thoại analog cho doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản tổng đài ảo là vì các nhân viên được kết nối một cách ảo, họ có thể làm việc ở bất cứ đâu. Như tên gọi “Tổng đài ảo”, ảo có nghĩa rằng công ty không cần văn phòng cho Tổng đài và cũng không cần nhiều thiết bị phần cứng. Thay vào đó, nhân viên của bạn sẽ truy cập vào tổng đài ảo bằng cách đăng nhập vào phần mềm tổng đài online.

Cơ chế hoạt động của tổng đài ảo như thế nào ?

Vì là ảo, nên nhân viên không cần đến điện thoại bàn, không cần đến văn phòng. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Và điều quan trọng là tất cả họ chỉ được sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để gọi/nhận cuộc gọi khách hàng. Một đầu số doanh nghiệp có thể nghe/gọi cùng lúc vô số cuộc gọi.

Về cơ chế hoạt động, tổng đài ảo là tổng đài sử dụng internet, tức truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Để sử dụng tổng đài ảo, trước hết doanh nghiệp cần đăng ký đầu số SIP.

Đầu số này cho phép gọi/nhận cùng lúc vô số cuộc gọi trên đa dạng thiết bị như di động, điện thoại IP, laptop,… Và cước phí cũng hoàn toàn tương tự cước phí cuộc gọi thông thường. Doanh nghiệp không cần đi dây điện thoại.

Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng ứng dụng tổng đài ảo trên máy tính, di động để chăm sóc khách hàng hoặc sử dụng điện thoại IP với dây mạng lan. Như vậy, nhân viên không cần đến văn phòng vẫn có thể dùng số điện thoại doanh nghiệp để cskh.

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài ảo cho Spa là gì ?

Spa là loại hình dịch vụ phải chăm sóc khách hàng thường xuyên. Nên việc đầu tư một tổng đài ảo là việc hết sức cần thiết. Việc lắp đặt tổng đài ảo sẽ mang lại những lợi ích sau:


Giúp các trung tâm này có hệ thống ghi nhận để đặt lịch hẹn với khách hàng
Hệ thống tự động nhắc nhở khách hàng có lịch hẹn tới trung tâm bằng các cuộc gọi tự động đã được cài trước.
Lợi ích nổi bật nhất của việc lắp đặt tổng đài ảo chính là việc quản trị hệ thống tổng đài đơn giản và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp không cần phải duy trì nhân viên quản lý hệ thống mà vẫn có thể quản lý và sử dụng chúng dễ dàng qua thiết lập cấu hình internet trên trình duyệt Web và hệ thống mạng nội bộ có sẵn, internet, 3G.
Sở hữu nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm cuộc gọi, nghe lại cuộc gọi, xóa cuộc gọi; phát nhạc chờ; gọi đi, gọi đến, gọi nội bộ; chuyển cuộc gọi tự động; đàm thoại hội nghị; chặn số cuộc gọi,…
Giảm các chi phí liên lạc giữa các chi nhánh của công ty và phí gọi quốc tế.
Tích hợp các chức năng điện thoại với các software như CRM, SMS marketing,… giúp quản lý khách hàng tốt hơn, đưa ra những đề nghị, dịch vụ làm hài lòng khách hàng.
Phù hợp với những nhân viên di chuyển nhiều nhưng vẫn phải tiếp xúc, nghe các cuộc gọi của khách hàng thường xuyên

Quy trình lắp tổng đài ảo

Nếu sử dụng tổng đài viễn thông, thì chắc khó có thể xác định được tất cả các quy trình lắp, đặt, gắn và kết nối các thiết bị. Bởi vì hệ thống này khá rườm rà và thời gian hoàn thành cũng tùy theo quy mô nơi làm việc. Tuy nhiên đối với lắp đặt, đăng kí dịch vụ tổng đài ảo , tất cả quy trình lắp đặt chỉ gói gọn trong 4 bước đơn giản như sau:


Bước 1: Doanh nghiệp chọn gói cước phù hợp.
Bước 2: Chọn đầu số cố định để gọi đi và gọi đến.
Bước 3: Bạn có thể tự tay lên kịch bản lời chào, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để dễ dàng quản lý nhân viên, CSKH.
Bước 4: Kích hoạt dịch vụ , bàn giao và hướng dẫn sử dụng.

Khi có đầy đủ thông tin, công ty cung cấp dịch vụ tổng đài voip sẽ làm nhiệm vụ kích hoạt và thiết lập dịch vụ dựa trên yêu cầu đã trao đổi trước đó với doanh nghiệp. Quá trình hướng dẫn sử dụng chỉ được xem là hoàn tất khi nào người sử dụng nắm được hết các chứng năng.

Sau khi đã được tư vấn, hoàn thành các thỏa thuận giữa 2 bên về các điều khoản trong hợp đồng, ký kết hợp đồng thành công, thì nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ tiến hành lắp đặt và bàn giao cho bạn trong thời gian ngắn nhất có thể.