Chào mọi người, văn phòng mình từng gặp trường hợp máy photocopy Ricoh vẫn photo bình thường nhưng toàn bộ máy tính đều không thể gửi lệnh in. Sau khi kiểm tra dây mạng và driver, nguyên nhân được xác định là modem vừa được thay mới, khiến địa chỉ IP của máy photocopy không còn phù hợp với hệ thống mạng.
Mình chia sẻ lại cách cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh để mọi người tham khảo. Hướng dẫn này phù hợp với trường hợp lắp máy lần đầu, chuyển máy sang văn phòng khác hoặc cần thiết lập lại kết nối sau khi đổi modem, router.
Địa chỉ IP có vai trò gì đối với máy photocopy?
Có thể hiểu IP là địa chỉ nhận diện máy photocopy trong hệ thống mạng nội bộ. Máy tính sẽ gửi dữ liệu cần in đến địa chỉ này thông qua cổng TCP/IP.
Nếu địa chỉ IP thay đổi nhưng cổng in trên máy tính chưa được cập nhật, máy photocopy thường hiển thị trạng thái Offline. Lệnh in vẫn xuất hiện trong hàng đợi nhưng máy không nhận được dữ liệu.
Việc cài IP đúng giúp người dùng:
- Kết nối nhiều máy tính với cùng một máy photocopy.
- In tài liệu qua mạng LAN.
- Truy cập trang quản trị Web Image Monitor.
- Theo dõi tình trạng giấy, mực và lỗi của thiết bị.
- Cấu hình scan thư mục hoặc scan email.
- Quản lý máy photocopy thuận tiện hơn.
Đối với máy photocopy dùng chung trong văn phòng, nên sử dụng IP tĩnh để hạn chế tình trạng địa chỉ bị thay đổi sau khi khởi động lại modem.
Phân biệt IP tự động và IP tĩnh
Máy photocopy Ricoh thường có hai phương thức nhận địa chỉ IP:
- DHCP: Modem hoặc router tự cấp IP cho máy photocopy. Cách này nhanh nhưng địa chỉ có thể thay đổi.
- IP tĩnh: Người dùng tự nhập địa chỉ và máy sẽ tiếp tục sử dụng IP đó cho đến khi được cài đặt lại.
DHCP phù hợp để kiểm tra kết nối ban đầu. Tuy nhiên, nếu sử dụng máy lâu dài, IP tĩnh thường ổn định hơn vì các máy tính luôn gửi lệnh in đến một địa chỉ cố định.
Ngoài ra, bộ phận IT có thể giữ nguyên DHCP nhưng thiết lập DHCP Reservation trên router. Khi đó, router sẽ luôn cấp cùng một địa chỉ cho máy photocopy dựa trên địa chỉ MAC của thiết bị.
Xác định dải mạng đang sử dụng
Trước khi cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh, cần biết mạng văn phòng đang sử dụng dải địa chỉ nào.
Trên máy tính Windows, thực hiện như sau:
- Nhấn Windows + R.
- Nhập cmd rồi chọn OK.
- Trong cửa sổ Command Prompt, nhập ipconfig.
- Kiểm tra IPv4 Address, Subnet Mask và Default Gateway.
Ví dụ kết quả hiển thị:
- IPv4 Address: 192.168.10.120
- Subnet Mask: 255.255.255.0
- Default Gateway: 192.168.10.1
Trong trường hợp này, máy photocopy cần sử dụng IP thuộc dải 192.168.10.x, chẳng hạn 192.168.10.200.
Không nên chọn địa chỉ trùng với Gateway hoặc một thiết bị khác. Tốt nhất hãy kiểm tra danh sách thiết bị trên router hoặc hỏi người phụ trách mạng trước khi đặt IP. Việc ping một địa chỉ không thấy phản hồi chưa đủ để khẳng định địa chỉ đó hoàn toàn chưa được sử dụng.
Cách cài đặt IP trực tiếp trên máy Ricoh
Đường dẫn cài đặt có thể khác nhau tùy model và loại màn hình điều khiển. Các bước phổ biến gồm:
Bước 1: Mở phần cài đặt
Nhấn nút User Tools/Counter trên bảng điều khiển. Nếu máy sử dụng Smart Operation Panel, chọn biểu tượng Settings hoặc User Tools trên màn hình.
Bước 2: Truy cập cài đặt mạng
Lần lượt tìm đến các mục:
System Settings → Interface Settings → Network → Machine IPv4 Address
Một số model có thể yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản quản trị. Nếu không thể thay đổi thông số, cần liên hệ người quản lý máy hoặc bộ phận kỹ thuật để được hỗ trợ.
Bước 3: Nhập IP tĩnh
Trong mục Machine IPv4 Address, chọn Specify hoặc chế độ nhập thủ công. Sau đó điền các thông số phù hợp với mạng văn phòng.
Ví dụ:
- IP Address: 192.168.10.200
- Subnet Mask: 255.255.255.0
- Gateway Address: 192.168.10.1
Các số liệu trên chỉ dùng để minh họa. Không nên sao chép nguyên mẫu nếu hệ thống mạng thực tế đang dùng dải IP khác.
Bước 4: Lưu thông số
Nhấn OK, Apply hoặc Save để lưu cài đặt. Tùy model, máy có thể yêu cầu khởi động lại để áp dụng địa chỉ mới.
Sau khi máy khởi động, có thể in trang cấu hình để kiểm tra địa chỉ IP đang sử dụng.
Kiểm tra máy photocopy đã kết nối mạng chưa
Từ một máy tính cùng mạng LAN, mở Command Prompt và nhập:
ping 192.168.10.200
Nếu có phản hồi, kết nối mạng giữa máy tính và máy photocopy đã được thiết lập.
Tiếp theo, mở trình duyệt và truy cập:
Khi trang Web Image Monitor của Ricoh xuất hiện, địa chỉ IP đã hoạt động. Nếu không truy cập được, hãy kiểm tra lại dây LAN, cổng mạng, Subnet Mask và dải IP của hai thiết bị.
Cài cổng in TCP/IP trên máy tính
Sau khi máy Ricoh đã có IP, cần thiết lập cổng in tương ứng trên Windows:
- Mở Control Panel.
- Chọn Devices and Printers.
- Chọn Add a printer.
- Nếu Windows không tự tìm thấy máy, chọn thêm máy in thủ công.
- Chọn Add a printer using a TCP/IP address or hostname.
- Nhập địa chỉ IP của máy photocopy.
- Chọn hoặc cài driver đúng với model Ricoh.
- Hoàn tất và in trang kiểm tra.
Nếu máy tính đã được cài driver nhưng đang sử dụng IP cũ, nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in, chọn Printer Properties → Ports và cập nhật sang cổng chứa địa chỉ mới.
Một số lỗi dễ gặp trong quá trình cài đặt
Máy tính ping được nhưng không in được
Trường hợp này thường liên quan đến driver, cổng in hoặc hàng đợi lệnh. Hãy kiểm tra máy tính đã chọn đúng Standard TCP/IP Port và đúng driver của model chưa.
Máy photocopy bị Offline sau khi mất điện
Nguyên nhân có thể do máy đang sử dụng DHCP nên được cấp một IP khác sau khi khởi động lại. Có thể chuyển sang IP tĩnh hoặc thiết lập DHCP Reservation.
Máy tính và máy Ricoh không nhìn thấy nhau
Hãy kiểm tra hai thiết bị có cùng dải mạng hay không. Ví dụ máy tính sử dụng 192.168.1.x nhưng máy photocopy lại có địa chỉ 192.168.10.x thì sẽ không thể kết nối trực tiếp trong mạng thông thường.
Kết nối lúc được, lúc không
Đây có thể là dấu hiệu trùng IP, dây mạng chập chờn hoặc cổng switch gặp vấn đề. Nên ngắt kết nối máy photocopy, kiểm tra địa chỉ đã chọn trên hệ thống mạng và thử thay dây LAN nếu cần.
Đã đổi IP nhưng lệnh in vẫn gửi về địa chỉ cũ
Cài IP trên máy photocopy không tự động cập nhật cổng in trên các máy tính. Người dùng cần sửa lại Standard TCP/IP Port hoặc thêm máy in bằng địa chỉ mới.
Tham khảo: https://ricohhcm.vn/kien-thuc/cai-dat-ip-cho-may-photocopy-ricoh.html
Lời kết
Việc cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh sẽ thuận lợi hơn nếu xác định đúng dải mạng ngay từ đầu. Sau khi thiết lập IP tĩnh, cần kiểm tra kết nối bằng lệnh ping, truy cập Web Image Monitor và cập nhật cổng TCP/IP trên từng máy tính.
Nếu văn phòng sử dụng nhiều VLAN, máy chủ quản lý tập trung hoặc hệ thống mạng có cấu hình riêng, mọi người không nên tự chọn địa chỉ IP. Trong trường hợp đó, hãy liên hệ bộ phận IT hoặc kỹ thuật viên máy photocopy để tránh xung đột địa chỉ và làm ảnh hưởng đến những thiết bị khác trong mạng.