Nhiều doanh nghiệp chỉ gửi số lượng và mẫu áo tham khảo rồi hỏi giá. Nhà cung cấp vẫn có thể đưa ra mức ước tính, nhưng báo giá thường phải điều chỉnh khi chốt vải, size, logo hoặc phương án vận chuyển quốc tế.
Để nhận báo giá đồng phục chính xác hơn ngay từ đầu, theo mình nên chuẩn bị đủ 7 thông tin sau:
1. Quốc gia và địa điểm nhận hàng
Cần cung cấp quốc gia, thành phố, mã bưu chính và số điểm nhận. Giao toàn bộ đến một địa chỉ sẽ có cách tính khác với chia hàng cho nhiều văn phòng hoặc nhiều nhân sự.
2. Số lượng theo từng loại sản phẩm
Không nên chỉ ghi tổng số áo. Hãy tách rõ sơ mi nam, sơ mi nữ, áo polo, áo khoác, quần, chân váy… vì mỗi sản phẩm có cấu trúc và chi phí sản xuất khác nhau.
3. Thiết kế hoặc mẫu tham khảo
Có thể gửi hình ảnh, bản thiết kế hoặc một sản phẩm đang sử dụng. Nếu chưa có thiết kế hoàn chỉnh, nên mô tả màu sắc, kiểu dáng, môi trường làm việc và yêu cầu nhận diện thương hiệu.
4. Yêu cầu về chất liệu
Thông tin nên gồm loại vải mong muốn, độ co giãn, độ dày, khả năng ít nhăn và khí hậu nơi sử dụng. Nếu chưa xác định được tên vải, doanh nghiệp có thể mô tả nhu cầu để nhà cung cấp đề xuất phương án phù hợp.
5. Logo và phương pháp thể hiện
Cần gửi file logo rõ nét, kích thước dự kiến, vị trí đặt và mong muốn thêu, in hay gắn nhãn. Số lượng màu, mật độ thêu và số vị trí logo đều có thể ảnh hưởng đến giá.
6. Cách lấy size và cơ cấu size dự kiến
Nên cho biết đã có bảng size hay chưa, nhân sự tập trung tại một nơi hay ở nhiều quốc gia và có cần bộ size mẫu không. Chỉ cung cấp chiều cao, cân nặng thường chưa đủ để chốt size chính xác.
7. Thời hạn cùng phạm vi báo giá
Hãy nêu rõ ngày cần nhận hàng, địa điểm giao và mong muốn báo giá gồm những phần nào: thiết kế, may mẫu, sản xuất, đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm hoặc chứng từ xuất khẩu. Đồng thời cần hỏi rõ thuế nhập khẩu và phí phát sinh tại nước đến đã được bao gồm hay chưa.
Mình từng tham khảo cách tiếp nhận yêu cầu của DeJan Uniform và thấy việc gửi một brief đầy đủ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ so sánh phương án hơn, thay vì chỉ nhìn vào đơn giá may. Với đơn hàng quốc tế, mức giá thấp nhưng chưa gồm vận chuyển, thuế hoặc chi phí giao nhiều điểm chưa chắc là phương án tiết kiệm.
Tóm lại, một báo giá đáng tin cậy cần làm rõ cả sản phẩm, số lượng, size, thời gian và điều kiện giao hàng. Nếu chưa đủ dữ liệu, nên xem con số nhận được là giá tham khảo chứ chưa phải ngân sách cuối cùng.
