Với doanh nghiệp, nhà phân phối hoặc cửa hàng có hệ thống đại lý ở nhiều tỉnh thành, vận chuyển hàng hóa không chỉ là hoạt động giao nhận đơn thuần mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng duy trì nguồn hàng. Khi số lượng đơn tăng và lịch gửi diễn ra thường xuyên, việc lựa chọn đúng hình thức vận chuyển có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, chủ động thời gian giao hàng và giảm áp lực cho bộ phận kho.
Vậy gửi hàng thường xuyên cho đại lý nên chọn hình thức nào? Câu trả lời phụ thuộc vào sản lượng, đặc điểm hàng hóa, tần suất gửi và yêu cầu thời gian của từng doanh nghiệp. Thay vì cố định một phương án cho mọi đơn hàng, doanh nghiệp nên xây dựng hình thức vận chuyển phù hợp với từng nhóm nhu cầu.
Gửi hàng thường xuyên cho đại lý cần quan tâm điều gì?
Trước khi lựa chọn phương án vận chuyển, doanh nghiệp nên xác định một số thông tin cơ bản:
- Mỗi lần gửi bao nhiêu kiện?
- Tổng trọng lượng hàng khoảng bao nhiêu?
- Hàng có cồng kềnh hay không?
- Tần suất gửi hàng mỗi tuần hoặc mỗi tháng?
- Tuyến vận chuyển cố định hay nhiều tỉnh?
- Đại lý cần nhận hàng trong bao lâu?
- Có cần giao tận kho đại lý không?
- Hàng có yêu cầu đặc biệt về bảo quản không?
Những yếu tố này quyết định việc nên gửi ghép, gửi theo chuyến cố định hay thuê nguyên chuyến.
1. Gửi hàng ghép – phù hợp khi sản lượng mỗi lần không quá lớn
Gửi hàng ghép là hình thức nhiều đơn hàng cùng tuyến được vận chuyển chung trên một phương tiện. Đây là lựa chọn thường được cân nhắc khi doanh nghiệp có nhu cầu gửi hàng thường xuyên nhưng mỗi lần không đủ số lượng để thuê nguyên xe.
Ưu điểm của hình thức này là có thể tận dụng không gian còn lại trên phương tiện, từ đó phân bổ chi phí vận chuyển cho nhiều đơn hàng.
Gửi hàng ghép phù hợp với:
- Hàng tiêu dùng.
- Hàng gia dụng.
- Bao bì.
- Sản phẩm đóng thùng.
- Hàng nguyên kiện.
- Các lô hàng vừa và nhỏ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thống nhất trước thời gian nhận hàng vì lịch giao có thể phụ thuộc vào lịch xe và quá trình tập kết hàng.
2. Thuê nguyên chuyến – phù hợp với lô hàng lớn
Nếu doanh nghiệp thường xuyên gửi số lượng lớn cho một đại lý hoặc một khu vực, thuê nguyên chuyến có thể là phương án phù hợp hơn.
Toàn bộ không gian phương tiện được sử dụng cho một đơn hàng hoặc một nhóm hàng theo kế hoạch của doanh nghiệp.
Hình thức này phù hợp khi:
- Sản lượng hàng lớn.
- Hàng nặng hoặc cồng kềnh.
- Cần giao nhiều kiện cùng lúc.
- Hàng cần chủ động thời gian.
- Có yêu cầu riêng về phương tiện.
Ưu điểm lớn là doanh nghiệp có thể chủ động hơn về lịch trình và cách sắp xếp hàng hóa. Tuy nhiên, nếu lượng hàng không đủ lớn, chi phí trên mỗi đơn vị hàng có thể cao hơn phương án ghép.
3. Gửi hàng theo lịch cố định – giải pháp cho doanh nghiệp có sản lượng ổn định
Nếu doanh nghiệp có đại lý nhận hàng đều đặn, chẳng hạn mỗi tuần một hoặc hai lần, nên xây dựng lịch vận chuyển cố định.
Ví dụ:
Thứ Hai: xuất hàng cho khu vực phía Bắc.
Thứ Tư: xuất hàng cho khu vực miền Trung.
Thứ Sáu: xuất hàng cho khu vực phía Nam.
Lịch thực tế cần được xây dựng dựa trên tuyến và năng lực vận chuyển, nhưng nguyên tắc quan trọng là tạo ra chu kỳ giao hàng ổn định.
Hình thức này giúp:
- Đại lý chủ động kế hoạch nhập hàng.
- Kho dễ chuẩn bị hàng.
- Giảm tình trạng đặt xe gấp.
- Dễ dự toán chi phí.
- Thuận tiện theo dõi sản lượng.
Đây là lựa chọn đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp có hệ thống đại lý hoạt động ổn định.
4. Gửi hàng theo lô – phù hợp khi cần bổ sung hàng định kỳ
Một số doanh nghiệp không gửi hàng mỗi ngày mà thường gom đơn trong vài ngày rồi vận chuyển một lần.
Thay vì xuất từng đơn nhỏ, doanh nghiệp có thể gom thành một lô theo từng đại lý hoặc khu vực.
Ví dụ:
Đơn hàng phát sinh → tập kết tại kho → kiểm đếm → đóng kiện → lập danh sách → vận chuyển theo lô.
Cách này giúp giảm số lần xử lý, giảm thời gian chuẩn bị từng đơn riêng lẻ và thuận tiện cho đối soát.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm soát lượng tồn kho tại đại lý để tránh việc gom hàng quá lâu làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
5. Ưu tiên đơn vị có khả năng nhận hàng tận nơi
Với hệ thống đại lý, việc đưa hàng đến điểm tập kết có thể tiêu tốn nhiều nhân lực nếu kho nằm xa.
Do đó, doanh nghiệp nên xem xét dịch vụ nhận hàng tại kho hoặc địa chỉ của doanh nghiệp.
Hình thức này đặc biệt hữu ích khi:
- Hàng nhiều kiện.
- Hàng nặng.
- Kho có lượng xuất hàng lớn.
- Doanh nghiệp không có xe giao riêng.
- Đại lý ở nhiều khu vực.
Tuy nhiên, cần hỏi rõ phí lấy hàng có nằm trong cước hay được tính riêng.
6. Tối ưu chi phí bằng cách gom hàng theo tuyến
Nếu nhiều đại lý nằm trên cùng một tuyến hoặc trong cùng khu vực, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch gom hàng.
Chẳng hạn, thay vì tổ chức một chuyến riêng cho từng đại lý, có thể sắp xếp các đơn phù hợp trên cùng tuyến.
Điều này giúp tận dụng năng lực phương tiện và hạn chế số chuyến không cần thiết.
Tuy nhiên, cần sắp xếp hàng hóa và chứng từ riêng theo từng đại lý để tránh nhầm lẫn khi giao
7. Cần thống nhất cách tính cước ngay từ đầu
Với doanh nghiệp gửi hàng thường xuyên, việc chỉ hỏi giá từng đơn sẽ khó kiểm soát ngân sách.
Nên trao đổi với đơn vị vận chuyển về:
- Cách tính theo kg.
- Cách tính theo khối.
- Cước theo kiện.
- Cước nguyên chuyến.
- Phí nhận hàng.
- Phí giao tận nơi.
- Phí bốc xếp.
- Phụ phí hàng cồng kềnh.
- Các khoản phát sinh khác nếu có.
Khi phương pháp tính cước rõ ràng, bộ phận kế toán và kho dễ dự toán chi phí logistics hơn.
8. Quản lý hàng hóa và chứng từ theo từng đại lý
Gửi hàng thường xuyên dễ phát sinh nhầm lẫn nếu doanh nghiệp không có quy trình quản lý.
Mỗi lô hàng nên có thông tin:
- Tên đại lý.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại.
- Danh sách sản phẩm.
- Số lượng.
- Số kiện.
- Trọng lượng.
- Ngày gửi.
- Người nhận.
Đối với doanh nghiệp có nhiều đại lý, nên lập bảng theo dõi riêng để đối chiếu giữa kho, vận chuyển và đại lý.
Kinh nghiệm lựa chọn hình thức vận chuyển cho đại lý
Trước khi quyết định, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc:
Hàng ít → cân nhắc ghép hàng.
Hàng nhiều → cân nhắc nguyên chuyến.
Gửi đều → xây dựng lịch cố định.
Nhiều đại lý cùng tuyến → gom hàng theo khu vực.
Hàng đặc thù → trao đổi riêng về phương án vận chuyển và bảo quản.
Quan trọng nhất là không lựa chọn dựa trên một yếu tố duy nhất. Phương án có cước thấp nhưng thời gian giao không phù hợp cũng có thể làm tăng chi phí tồn kho hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của đại lý.
Kết luận
Với doanh nghiệp gửi hàng thường xuyên cho đại lý, không có một hình thức duy nhất phù hợp cho mọi trường hợp. Gửi ghép có thể phù hợp với lô hàng nhỏ và đều đặn; nguyên chuyến phù hợp với sản lượng lớn; trong khi lịch vận chuyển cố định và gom hàng theo tuyến giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi nhu cầu ổn định.
Cách hiệu quả là dựa trên sản lượng, tần suất, đặc điểm hàng hóa, thời gian giao và tổng chi phí để xây dựng phương án phù hợp. Khi quy trình vận chuyển được chuẩn hóa, doanh nghiệp không chỉ dễ kiểm soát cước mà còn giúp đại lý chủ động nguồn hàng và bộ phận kho vận hành ổn định hơn.
