Hôm nay mình muốn chia sẻ một chút kinh nghiệm về việc tối ưu hóa công việc giấy tờ mà mình đã áp dụng cho công ty mình (và cả việc quản lý hóa đơn cá nhân). Nếu bạn nào đang làm kế toán, hành chính, hoặc tự kinh doanh mà mỗi ngày phải đối mặt với hàng núi hóa đơn, hợp đồng, chứng từ... thì bài viết này dành cho bạn.
Trước đây, mình cực kỳ "ám ảnh" với việc nhập liệu. Vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót số liệu. Sau khi tìm hiểu về xu hướng chuyển đổi số, mình đã biết đến khái niệm intelligent document processing services (dịch nôm na là dịch vụ xử lý tài liệu thông minh).
Nó khác gì với việc scan tài liệu thông thường?
Đa số chúng ta nghĩ scan xong có file PDF là xong. Nhưng không, cái "thông minh" ở đây là công nghệ AI sẽ tự đọc hiểu:
- Tự bóc tách đâu là ngày tháng, đâu là tổng tiền, đâu là tên khách hàng.
- Tự phân loại đâu là hợp đồng, đâu là hóa đơn.
- Đặc biệt là nó có khả năng tự sửa lỗi và học hỏi theo thời gian.
Lợi ích thực tế mình đã thấy:
- Tiết kiệm thời gian cực kỳ: Những việc trước đây mất cả ngày để nhập liệu thì giờ chỉ tính bằng phút.
- Độ chính xác gần như tuyệt đối: AI xử lý giúp giảm thiểu tối đa lỗi do con người (như nhìn nhầm số 0 với số 8).
- Lưu trữ khoa học: Mọi thứ được số hóa, cần tìm cái gì là ra ngay chứ không phải lật tung đống hồ sơ giấy.
Mình có tham khảo giải pháp của bên DIGI-TEXX, họ có các gói intelligent document processing services rất chuyên nghiệp, phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và lớn muốn tự động hóa quy trình.
Hy vọng chia sẻ này giúp ích cho các bạn trong việc giải phóng sức lao động và làm việc hiệu quả hơn! Ai có thắc mắc gì về cách triển khai hay chi phí thì cứ comment, mình biết gì sẽ giải đáp nấy nha.
#KinhNghiemHay #ChuyenDoiSo #CongNghe #TuDongHoa #IDP #WorkSmarter