Trong mỗi nhóm bạn hay gia đình, gần như lúc nào cũng có một người đứng ra lo từ A đến Z cho chuyến đi. Từ săn vé máy bay, đặt khách sạn, lên lịch trình, tính toán ngân sách đến xử lý những tình huống phát sinh, họ là người biến câu nói "Hôm nào đi chơi nhé!" thành một kỳ nghỉ thực sự.
Nhiều người cho rằng việc chuẩn bị cho một chuyến du lịch nhóm kéo dài một tuần chỉ mất chưa đến 10 giờ. Nhưng thực tế lại khác xa. Hơn 7/10 người thường xuyên lên kế hoạch cho biết họ phải dành trên 10 giờ để chuẩn bị, trong đó 48,4% dành khoảng 20 giờ và 26,4% thậm chí dành từ 40 giờ trở lên.
Đó cũng là điều dễ hiểu bởi lên kế hoạch cho một chuyến đi không chỉ là đặt vé hay tìm khách sạn. Người "gánh team" thường phải kiêm luôn nhiều vai trò cùng lúc: quản lý ngân sách, điều phối lịch trình, tìm phương án dự phòng, theo dõi đặt chỗ và liên tục kết nối với các thành viên để mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
Theo khảo sát, ba áp lực lớn nhất mà những người lên kế hoạch tại Việt Nam phải đối mặt là quản lý ngân sách (60,4%), điều phối lịch trình (50,9%) và chờ phản hồi từ các thành viên khác (34%).
Không chỉ vậy, họ còn là người phải xử lý cả những "bài toán cảm xúc". Có tới 67,3% người tham gia khảo sát cho biết kỹ năng quan trọng nhất của họ là lựa chọn phương án để hạn chế tranh cãi, dung hòa ý kiến và giữ cho cả nhóm luôn vui vẻ. Ngay cả khi chuyến đi đã bắt đầu, hơn một nửa số người lên kế hoạch vẫn phải kiểm tra điện thoại ít nhất 6 lần mỗi ngày để theo dõi đặt chỗ, tra cứu thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh.
Điều đáng nói là càng làm nhiều, họ lại càng dễ trở thành người hứng chịu những lời phàn nàn. Trong khi nhiều thành viên quen với câu trả lời "sao cũng được" khi bàn kế hoạch, chính người đứng ra tổ chức lại phải chịu trách nhiệm nếu lịch trình không như mong đợi hoặc chi phí vượt ngân sách. Ba lời phàn nàn phổ biến nhất mà họ thường nghe là: "Tôi có thể lên kế hoạch này tốt hơn", "Cái này vượt quá ngân sách của tôi rồi" và "Sao chúng ta không làm cái này thay vì cái đó?".
Nếu coi việc lên kế hoạch như một công việc thực sự, hơn 7/10 người tham gia khảo sát cho rằng họ xứng đáng được trả ít nhất 50 USD cho mỗi giờ bỏ ra. Với thời gian chuẩn bị từ 10 đến 20 giờ cho một chuyến đi nhóm kéo dài một tuần, công sức này tương đương khoảng 1.000 USD trước khi kỳ nghỉ thực sự bắt đầu.
Dù vậy, phần lớn những người "gánh team" vẫn tiếp tục đảm nhận vai trò này. Có 71,7% tin rằng chuyến đi chỉ có thể bước ra khỏi "nhóm chat" nhờ có người đứng ra lên kế hoạch, trong khi 77,4% cho rằng sẽ rất khó có một chuyến đi trọn vẹn nếu thiếu người điều phối.
Có lẽ sau khi đọc những con số này, nhiều người sẽ nhớ đến một người bạn hoặc người thân luôn âm thầm chuẩn bị cho mỗi chuyến đi của cả nhóm. Đằng sau những bức ảnh đẹp và những kỷ niệm đáng nhớ thường là rất nhiều giờ tìm kiếm thông tin, cân đối chi phí, điều chỉnh lịch trình và giải quyết vô số việc không tên. Có lẽ, điều họ cần nhất đôi khi chỉ đơn giản là một lời cảm ơn.
