Kỹ năng quản lý thời gian – kỹ năng quản lý bản thân là yếu tố quan trọng hàng đầu cho sự thành công và đạt hiệu quả trong công việc. Với chiến lược quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể kiểm soát tốt khối lượng công việc và hạn chế rơi vào các tình huống khủng hoảng bởi công việc quá tải. Nhờ thế bạn có thể có thể giảm stress cũng như nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Quy tắc 40-30-20-10 là một trong những cách sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Trước tiên ta hãy phân bổ thời gian 24 giờ của chúng ta sao cho hợp lý, đủ thời gian làm việc và nghỉ ngơi, đảm bảo tái tạo sức khỏe.
40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…
Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc:
40% thời gian vào những việc quan trọng nhất 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Dựa vào đó bạn sẽ đặt ra lựa chọn:1. Tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu2. Ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này3. dành thời chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
Nhìn vào quy tắc 40-30-20-10 ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm. Thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó, kết quả công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn.
Trong cuốn sách Trí Tuệ Do Thái khi nhắc tới các phương pháp tăng khả năng tập trung và tiếp thu kiến thức, tác giả có đề cập tới hiệu ứng Brita để giải thích về việc không nên cố gắng học quá nhiều, nhồi nhét quá nhiều kiến thức bởi: “Học nhiều thì chẳng được bao nhiêu, học ít thì học bao nhiêu được bấy nhiêu”.
Một vị giáo sĩ người Do Thái tỏ ra đồng tình: “Chính xác. Maharal và Gaon, hai trong số những nhà hiền triết vĩ đại nhất thế giới cho rằng học từng chút một sẽ tốt hơn vì khả năng, trí tuệ của con người là có hạn. Do đó, ta phải tiến hành một cách từ từ và ôn luyện thường xuyên”.
“Mục đích của hầu hết các trường học là học được càng nhiều tài liệu thật nhanh, trong thời gian ngắn nhất càng tốt”, tác giả bực bội nói. “Rõ ràng như thế rất không hiệu quả và gây ra cho học sinh sự chán nản. Lời này là dành cho các vị giáo sư đấy”.
Trong buổi nói chuyện còn có sự xuất hiện của một giáo sư đại học có tên Itamar. Tác giả lập tức nhìn về phía vị giáo sư này:
Giáo sư Itamar gãi cằm và lau mồ hôi hai bên thái dương.
“Tôi cũng phải thừa nhận rằng sinh viên của mình có một danh sách dài những cuốn sách phải đọc”.
“Vậy đến cuối học kỳ, chúng thực sự còn giữ được gì không?”, thêm một người nữa tham gia vào màn công kích.
“Không nhiều lắm”, giáo sư Itamar thừa nhận, cười trừ và gật đầu chấp nhận thua cuộc.
“Hiệu ứng Brita. Cậu có nhớ không?” tác giả nói với ngài Itamar. “Có lần chúng tôi đã nói về chủ đề đó”.
“Hiệu ứng Brita là gì?”, Scheneiderman – một người bạn của tác giả hỏi.
“Cậu có biết máy lọc nước Brita (một thương hiệu máy lọc nước của Mỹ) không?”
“Có”, Scheneiderman trả lời, vẫn đang cố tìm ra mối liên hệ giữa chúng.
“Chiếc máy kỳ cục đó cũng giống như việc học hành”, tác giả giải thích. “Mỗi lần cậu phải đổ một lượng nước nhất định vào đó và chờ cho nước thấm dần qua bộ lọc xuống bên dưới. Nếu cậu đổ quá nhiều nước, nó sẽ bị tràn và cậu mất hẳn lượng nước tràn đó. Điều tương tự cũng xảy ra với việc học hành. Mỗi lần học một ít và để kiến thức thấm dần. Khi kiến thức đó đã thấm xong, cậu có thể học thêm một chút nữa, từng chút một. Nếu cậu học ‘quá nhiều’, tức là học liên tục nhiều giờ liền, như thế sẽ không tốt và kiến thức khi đó sẽ bị ‘tràn’ khỏi đầu cậu”.
“Hay thật” – vị giáo sư thốt lên. “Hiệu ứng Brita”, ông nhắc lại.
Nhìn chung nếu chỉ một chút thôi nhưng có mục đích còn hơn là nhiều mà không có mục đích gì cả. Tác giả gợi ý rằng mỗi lần học chỉ nên tập trung vào một chút thôi. Chẳng hạn, nếu lấy 150 bài thánh thi và chia cho 30 ngày thì mỗi ngày chỉ phải học 5 bài thôi. Trong trường đạo, mỗi sinh viên chỉ nên học hai bài luận mỗi ngày.
Khả năng tập trung và nắm kiến thức của mỗi người là có hạn. Càng nói nhiều thì càng nhớ được ít. Kiến thức càng được đơn giản hóa và đi vào vấn đề chính thì khả năng nhớ được kiến thức đó càng cao.