Nhiều người hiện nay vẫn thắc mắc chữ ký số là gì? Cách thêm chữ ký số vào word như thế nào? . Bài viết dưới đây mình xin chia sẻ chi tiết cách thêm chữ ký số vào word đơn giản và nhanh nhất. Bạn hãy theo dõi nhé!
Chữ ký số là gì?
“ Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là thông tin được thêm vào dữ liệu điện tử (văn bản, ảnh, video, v.v.) nhằm mục đích xác định và chứng nhận tính hợp lệ của tài liệu qua nền tảng online mà không cần phải ký trên văn bản trực tiếp.
Cách thêm chữ ký số vào word
Bước 1: Thêm dòng chữ ký vào word
Để thêm dòng chữ ký vào Word, hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:
- Mở Microsoft Word > Chọn tab Insert > Chọn biểu tượng Signature Line (năm góc phải trên thanh công cụ)
- Xuất hiện hộp thoại Signature Setup > Nhập chi tiết về chữ ký bao gồm: tên, tiêu đề, email và ghi chú.
- Chọn OK để hoàn tất
Sau khi kết thúc thêm dòng chữ ký, tại nơi thêm vào văn bản sẽ xuất hiện thông tin như ảnh dưới. Bạn cũng có thể chọn vị trí của chữ ký trên văn bản và có thể thêm vào hình ảnh.
Bước 2: Thêm chữ ký số vào word
Chữ ký số có công dụng như một chữ ký thực, vì vậy mà nội dung sau khi ký sẽ được khóa lại và không thể chỉnh sửa được nữa. Cho nên trước khi ký, bạn hãy kiểm tra kỹ nội dung.
Để thêm chữ ký số vào word thì bạn vẫn sẽ phải cài chứng thư bảo mật cho chữ ký để đảm bảo không bị “sử dụng” làm những việc không chính đáng. Nếu bạn chưa cài đặt, Word sẽ thông báo bạn làm như vậy để xác thực danh tính của bạn với hệ thống, cũng như cung cấp các khuyến nghị (ví dụ: GlobalSign).
Ngoài ra, bạn có thể tạo chứng thư cho chữ ký digital bằng công cụ Selfcert có sẵn trong thư mục cài đặt Microsoft Office. Các bước làm cụ thể như sau:
- Mở thư mục cài đặt phần mềm Microsoft Office > Tìm và mở tệp Selfcert.exe
- Xuất hiện hộp thoại mới, điền vào ô trống tên chứng thư bảo mật của bạn > Chọn OK
- Quay trở lại Word và click đúp vào dòng chữ ký
- Xuất hiện hộp thoại Sign > Thêm vào chữ ký Digital > Sign để hoàn tất
Sau khi xác nhận hoàn thành, chữ ký mới sẽ được thêm vào văn bản Word. Chú ý, sau khi chữ ký Digital được thực hiện thì nội dung văn bản sẽ không được chỉnh sửa, nếu có thì chữ ký Digital sẽ bị vô hiệu hóa và bắt buộc phải ký lại.
Lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Có thể thấy, cách thêm chữ ký số trên Word thực sự rất đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi nếu người dùng phải ký bất cứ thứ gì ngay lập tức. Đây là lý do tại sao loại chữ ký này chưa được dùng phổ biến vì lý do không an toàn, nó rất dễ giả tạo và giả mạo dữ liệu.
Cá nhân, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số do các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín do Bộ Thông tin và Truyền thông chứng nhận để đảm bảo an toàn cho tài liệu và người ký.
Tổng kết
Như vậy, chỉ với một vài thao tác đơn giản, không tốn quá nhiều thời gian, bạn đã biết cách thêm chữ ký số vào word. Hãy thực hiện ngay và để lại bình luận kết quả phía dưới cho mình biết nhé. Chúc các bạn thành công!
Bài viết thuộc tác giả ThanhTuan97 - thành viên Cộng đồng Phụ nữ lớn nhất Việt Nam! Nếu bạn sử dụng bài viết cho mục đích cá nhân, vui lòng ghi rõ! Xin cảm ơn!
----------------------------------------------------------------
Tham khảo thêm: