Mỗi phiên bản Word lại có một cách in văn bản và các tùy chọn khác nhau, gây cho người dùng không ít bối rối nếu chưa quen. Mặc dù, in ấn là kỹ năng quan trọng không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng thế nhưng không phải ai cũng biết về các tuỳ chọn in ấn, thiết lập thế nào, cách in văn bản 2 mặt hoặc in nhiều văn bản nhỏ trên 1 tờ giấy.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn cách in văn bản vô cùng chi tiết và cách thiết lập thông số khi in ở các phiên bản Word 2016 tới 2003 để bạn có thể thao tác in dễ dàng và tránh những lỗi sai sau đó.
1. Chuẩn bị trước khi in
Để thuận tiện cho việc in văn bản thì bạn nên kiểm tra những điều sau trước khi in bao gồm:
- File Word: Nội dung, chính ta, cỡ chữ, căn lề
- Kiểm tra giấy: Loại giấy, khổ giấy trước khi in
- Kiểm tra nguồn điện, máy in, mực in có được đổ đầy trong máy in không
- Đảm bảo máy tính kết nối với đúng máy in của bạn
2. Cách in văn bản trong Word 2010, 2013, 2016
Về cơ bản 3 phiên bản Word này tương đối giống nhau. Để in tài liệu, bạn thực hiện theo những bước sau:
- Bước 1: Vào File ở thanh Menu
- Bước 2: Chọn Print sau đó điều chỉnh các thông số cho phù hợp
- Bước 3: Click vào Print là máy đã bắt đầu in.
Cách điều chỉnh thông số khi in trong Word 2010, 2013, 2016
Để văn bản khi in ra đúng với mong muốn của bạn, cần thiết lập những thông số sau:
- Copies: Số lượng bản in
- Printer: Lựa chọn thiết bị máy in.
- Settings: Tại đây bạn sẽ thực hiện các cài đặt sau để in:
- Print All Pages: Bạn bỏ chọn Print Markup để không hiện các nhận xét trong văn bản vào trang in.
- Print One Sided: Để in một mặt.
Ngoài ra cách in văn bản 2 mặt là bạn bấm vào Print One Sided và chọn Manually Print on Both Sides.
-- Lưu ý khi in 2 mặt bạn cần lật lại tờ giấy sau khi đã in 1 mặt. --
- Collated: Thứ tự in các bản copy. Tại đây bạn có thể chọn in mỗi bản 1 lượt hoặc in mỗi trang của các bản 1 lượt.
- Letter: Chọn khổ giấy, cỡ giấy.
- Portrait Orientation: Tại đây thiết lập mặc định in Theo chiều dọc (Portrait). Nếu bạn muốn in Theo chiều ngang thì bấm vào Portrait Orientation và chọn vào Landscape Orientation.
– Normal Magins: Căn lề văn bản và kích thước hiển thị chữ. Tại đây đang setup mặc định căn lề Top: 2,54 cm; Bottom: 2,54 cm; Left: 2,54 cm; Right: 2,54 cm. Bạn có thể bấm vào để tuỳ chỉnh.
Đặc biệt, Nếu bạn cần in văn bản để đóng quyển thì chọn căn lề kiểu Mirrored như ảnh dưới, khi gấp lại sẽ không bị mất chữ.
– Page per sheet: In gộp các trang in của văn bản lại trong 1 trang. Có thể lựa chọn in 2/4/6 hoặc 8 trang nhỏ gộp 1 mặt giấy.
3. Cách in văn bản trong Word 2007
Bước 1: Trên màn hình Word bạn click vào biểu tượng Office như dưới.
Bước 2: Chọn liên tiếp Print >> Print
Bước 3: Chọn máy in và nhấn OK là bắt đầu in.
Cách điều chỉnh thông số khi in trong Word 2007
Các thiết lập trong Word 2007 sẽ hơi khác với các phiên bản mới, bạn cần lưu ý thêm một số thông số như sau:
- Name: Tên máy in
- Page range: Đánh dấu các trang sẽ in. Trong đó có:
- All: Tất cả.
- Current page: Chỉ trang hiện tại.
- Pages: In theo số trang chỉ định của người dùng.
- Print what: Nội dung cần in. Nếu không chỉ định một nội dung in nào thì có thể không cần quan tâm lắm tới tùy chọn này.
- Print: In chọn trang chẵn lẻ (cách nhau 2 mặt giấy).
- Pages per sheet: In nhiều trang trên cùng một khổ giấy.
- Scale to paper size: Thu phóng tỷ lệ khi in ra.
Cách in văn bản trong Word 2003
Bước 1: Tại Word, bạn chọn File rồi chọn Print
Bước 2: Thiết lập các thông số tương tự phiên bản Word 2007
Bước 3: Nhấn OK là bắt đầu in.
Trên đây là các hướng dẫn về cách in văn bản trên máy tính với các phiên bản từ 2016, 2013, 2101 đến 2003. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Đừng quên theo dõi Webtretho để nhận thông tin về những tips hay về tin học văn phòng nhé.
► Xem nhiều: Cách Căn Lề Trong Word theo đúng Quy định