Khi mới bắt đầu vận hành startup, hầu hết chúng ta thường chỉ tập trung vào việc làm sao để có đơn hàng, có doanh thu. Nhưng có một "tử huyệt" mà rất nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường bỏ qua, đó chính là Invoice reconciliation process (quy trình đối soát hóa đơn).
Tại sao nó lại quan trọng?
Hồi mới làm, bên mình quản lý thủ công hoàn toàn. Kết quả là:
Thanh toán trùng cho cùng một đơn hàng.
Hàng nhập về bị lỗi, đã trả lại nhưng kế toán vẫn bấm thanh toán đủ invoice.
Mất dấu các khoản chiết khấu từ nhà cung cấp vì đối soát quá chậm.
Đến khi rà soát lại, con số thất thoát lên tới vài chục triệu mỗi tháng - một con số không hề nhỏ với một startup đang cần tối ưu từng đồng vốn.
Giải pháp để tối ưu "Invoice reconciliation process" cho Startup:
Số hóa ngay từ đầu: Đừng đợi đến khi có hàng nghìn hóa đơn mới làm. Hãy sử dụng các công cụ lưu trữ số thay vì giữ file cứng.
Nguyên tắc khớp lệnh 3 chiều (Three-way matching): Luôn so khớp giữa Hóa đơn - Đơn đặt hàng - Biên bản giao nhận. Thiếu 1 trong 3 là không thanh toán.
Ứng dụng công nghệ: Hiện nay xu hướng AI và tự động hóa (Automation) đang thay đổi hoàn toàn cuộc chơi. Việc áp dụng công nghệ vào không chỉ giúp chính xác 100% mà còn giúp chủ doanh nghiệp rảnh tay để tập trung vào chiến lược.
Mình có tham khảo một bài phân tích rất sâu về kỹ thuật và quy trình chuẩn quốc tế tại đây, cực kỳ hữu ích cho những ai đang muốn xây dựng bộ máy tài chính chuyên nghiệp: Quy trình đối soát hóa đơn chuẩn cho doanh nghiệp công nghệ.
Hy vọng chút chia sẻ này giúp các anh chị em tránh được những sai lầm không đáng có về tài chính trong giai đoạn đầu khởi nghiệp. Ai có kinh nghiệm hay về quản lý dòng tiền thì cùng chia sẻ bên dưới nhé!
