Gần đây, tôi đạt được một dự án 30 ngày cực kỳ lớn từ một khách hàng, dự án này thường mất ba đến bốn thàng để chuẩn bị và hoàn thành. Công ty có nguồn tài chính mạnh nhưng lại thiếu nguồn nhân lực có kiến thức trong quá trình đặc biệt này.





Thông thường tôi sẽ đẩy ngược thời gian biểu và một số đồng nghiệp của tôi cũng làm như thế. Nhưng lý do cho việc hoàn thành nhanh chóng thì rất hấp dẫn. Cộng thêm với tiền lương cho việc hoàn thành đúng thời hạn chính là phần thưởng, vì thế tôi nhận luôn.


Khi đảm nhận những dự án như thế này, kinh nghiệm dàn dựng sân khấu của tôi đã giúp cho tôi rất nhiều. Trong nhà hát chúng tôi đã quen với việc rèn luyện khổ cực. Chúng tôi luôn xây dựng những ngọn núi và lâu đài tạo ra toàn bộ thế giới trong vòng 30 đến 45 ngày.


Bởi vì thường có một lượng lớn thử nghiệm trong dự án nghệ thuật nhà hát, nên thỉnh thoảng bạn phải chia nhỏ những ý kiến và bắt đầu ở phút cuối cùng. Nhưng sau cùng, bạn không có sự lưạ chọn nào ngoài việc hoàn thành đúng giờ bởi vì đêm khai mạc của buổi biểu diễn không thể hoãn lại.


Kiểu quản lý thời hạn dự án dày đặt như thế vẫn tiếp tục thành công kể từ thời Hy Lạp cổ. Sau đây là 8 bước chúng ta sử dụng để đạt được những dự án hoàn toàn đúng thời hạn trong tít tắc.


1. Loại bỏ những điều không cần thiết.


Đầu tiên khi bạn đảm nhận dự án, thường có những điều tốt đẹp. Nhận dạng chúng nhanh chóng và quyết định điều gì thật sự quan trọng cho dự án để được thành công. Cắt bớt dự án để chỉ còn những điều phải làm để có một kết quả như mong đợi. Bạn luôn có thể thêm vào trong chuông và còi nếu thời thời gian và nguồn lực cho phép.


2. Lên kế hoạch chậm rãi để tiến nhanh chóng.


Rất nhiều người chỉ nhảy vào một cách lung tung với một dự án lớn và nhanh chóng. Sau đó họ rơi vào ngõ cụt bởi vì họ không nghĩ thấu đáo hoặc là họ không có nguồn lực phù hợp. Đây gọi là sự tan vỡ năng suất. Tốt hơn hết là hãy dành một ít thời gian hay thậm chí cả ngày để nói xuyên suốt về phạm vi và việc lên kế hoạch. Theo cách đó bạn có thể chọn lựa chính xác thứ tự ưu tiên dựa trên thời gian và nguồn lực sẵn có.


3. Chọn đúng đồng đội


Đối với tất cả vở kịch trong nhà hát, phần lớn những vở kịch là để diễn trên sân khấu thông qua những người biểu diễn. Không cần phải có nghệ thuật sân khấu giữa một đội khi bạn đang ở trong cuộc đua đến đích. Chọn lựa các thành viên trong đội thật cẩn thận. Loại bỏ những người hay hoảng sợ ra khỏi nhóm. Tuyển những chuyên gia nếu bạn cần và một số người sáng tạo có ích để đảm nhận bất kì công việc nào. Hãy chắc chắn rằng có một người chịu trách nhiệm về tài liệu và hậu cần.


4. Phân chia lao động rõ ràng.


Đừng để mọi người chỉ nhận nhiệm vụ vào mình. Nếu bạn đặt hết tất cả công việc lên một vài người và những người khác ngồi không, bạn sẽ không bao giờ kịp thời hạn. Hãy có một danh mục những việc cần hoàn thành với ngày và thời gian cụ thể. Đảm bảo rằng mỗi công việc sẽ có một người chịu trách nhiệm để bạn biết người nào nắm giữ phần nào. Chắc chắn rằng mọi người ước định được thời gian cần để làm những dự án đó.


5. Có một bản kiểm tra ngắn gọn nhưng thường xuyên


Khi bạn đang trong tình trạng vội vàng, bạn sẽ đánh mất đi những chi tiết. Chắc chắn là đội của bạn luôn giao tiếp thường xuyên. Email và văn bản thì không có hiệu quả. Thiết lập một cuộc hội ý ngắn gọn một lần một ngày, hoặc là hai lần khi gần hết thời hạn. Đây như bài kiểm tra 15 phút để chắc chắn là không ai bị vướng và không có việc gì bị lãng quên. Đừng tổ chức cuộc thảo luận dài nếu không bạn sẽ làm lạc hướng của đội. Tổ chức những cuộc họp trực tiếp về những vấn đề quan trọng nếu bạn không cần cả đội phải đắn đo ở trong cuộc họp dài hơn.


6. Tận dụng những người nhỏ bé


Trong dự án gần đây của tôi, chúng tôi đang xây dựng một hệ thống dài hạn. Thách thức là nhiều phương pháp thích hợp cần cho sự leo thang tốn nhiều tháng để cài đặt. Lựa chọn duy nhất của chúng tôi là đẩy mọi người vào vấn đề. Chúng tôi có thể thuê con người điều khiển bằng tay những gì mà chúng tôi sẽ lập trình trên máy tính. Điều đó sẽ không có sự liền mạch với những cái đã làm trước. Ngoại cảnh ấy sẽ không thể dành cho tình hình bây giờ. Không ai cần biết thời điểm mà những cánh cửa ở Star Trek nguyên thủy đã thật sự do con người mở và đóng vì lúc đó công nghệ chưa tồn tại.


7. Xây dựng thời gian để thử nghiệm


Nếu bạn vận hành quá trình sản xuất vào đúng thời điểm của việc tung ra, thì sẽ có một vài thứ không ổn xảy ra. Trong nhà hát chúng tôi có những buổi diễn tập để kiểm tra trước tất cả những biến cố trước buổi trình diễn. Lịch trình có thể trong một ngày hoặc hai ngày trước thời hạn. Bạn sẽ không thất vọng về thời hạn và bạn sẽ chắc chắn vui mừng vì bạn đã cố gắng hết sức.


8. Chấp nhận những gì mới gọi là đủ.


Bạn không cần phải quá chú trọng đến chất lượng, tuy nhiên mọi thứ cần phải hoàn hảo đến từng chi tiết. Tập trung vào những nỗ lực thật sự quan trọng. Trong hầu hết sự sản xuất, con người sẽ ngồi xa 20 feet. Thế nên từ 10 feet trở lại thì hhông cần phải hoàn hảo. Tạo thành tựu ở nơi bạn có thể và khiến mọi thứ dễ có cảm xúc. Một khi bạn đã tung ra, bạn cần cải thiện suốt con đường.


Nếu sau tất cả dự án này vẫn còn nản chí, có lẽ bạn nên thuê một người chuyên về nghệ thuật sân khấu.


Theo: http://kynang.tuoitre24.vn/ky-nang-cong-viec-1/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/8-buoc-e-nhanh-chong-at-uoc-mot-du-an.html