Mình muốn chia sẻ chút kinh nghiệm thực tế về việc in tài liệu số lượng lớn vì trước đây mình từng phụ trách chuẩn bị tài liệu cho hội thảo và các buổi đào tạo nội bộ. Lúc đầu cứ nghĩ đơn giản là mang file ra tiệm in là xong, nhưng khi số lượng lên vài trăm đến cả nghìn bản thì mới thấy nhiều vấn đề phát sinh: giá cao, in chậm, chất lượng không đồng đều.
Sau khi tìm hiểu kỹ thì mình mới hiểu rõ in tài liệu số lượng lớn thực chất là hình thức in từ vài trăm đến hàng chục nghìn bản, thường dùng cho các mục đích như hội nghị, đào tạo, giáo trình hoặc tài liệu nội bộ công ty. Khi in kiểu này, nếu chọn đúng đơn vị in thì chi phí trên mỗi bản sẽ rẻ hơn rất nhiều so với in lẻ từng lần.
Một số trường hợp phổ biến mà mình thấy rất cần in số lượng lớn:
Doanh nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc họp cổ đông
Trung tâm đào tạo, trường học in giáo trình hoặc đề cương
Văn phòng cần photocopy tài liệu để phát nội bộ
Các tổ chức hành chính in biểu mẫu, hồ sơ lưu trữ
Ví dụ lần gần đây nhất mình cần in hơn 500 bộ tài liệu cho workshop, mỗi bộ gần 80 trang. Nếu in lẻ từng bản thì vừa tốn thời gian vừa dễ bị lệch màu hoặc thiếu trang. Nhưng khi làm ở đơn vị in chuyên nghiệp, họ sẽ chạy máy công suất lớn nên tốc độ nhanh hơn, chất lượng đồng đều và giá thành thấp hơn khá nhiều.
Ngoài ra mình thấy một số dịch vụ đi kèm cũng khá tiện như:
In đen trắng hoặc in màu tùy nội dung
Photocopy tài liệu số lượng lớn nếu đã có bản gốc
Đóng gáy lò xo hoặc gáy keo cho giáo trình
Cán bìa hoặc bọc bìa để tài liệu bền hơn
Nếu ai đang tìm hiểu kỹ hơn về dịch vụ này thì có thể tham khảo bài viết này mình đọc khá chi tiết:
