Hôm nay ngồi thảnh thơi nhâm nhi ly cà phê, nhìn lại quãng thời gian 1 năm trước, mình vẫn còn thấy rùng mình. Có chị em nào ở đây đang kinh doanh online hoặc quản lý cửa hàng mà rơi vào cảnh "đơn đi thì mừng, mà đơn về nhiều quá thì khóc" không?
Cơn ác mộng mang tên "Quá tải đơn hàng"
Vợ chồng mình khởi nghiệp với một shop phụ kiện nhỏ. Lúc đầu ngày vài đơn thì không sao, nhưng từ khi trúng đợt trend và chạy quảng cáo hiệu quả, mỗi ngày cả trăm đơn đổ về từ Shopee, TikTok, Website... Lúc đó mới thấy cảnh:
- Nhập liệu sai sót: Cuống quá nên ghi lầm địa chỉ, sai mã hàng, khách mắng vốn suốt ngày.
- Không có thời gian cho con: Cả ngày chỉ cắm mặt vào máy tính kiểm tra thanh toán, đối soát kho, đến bữa cơm cũng ăn không ngon.
- Chi phí phát sinh: Thuê thêm người làm thời vụ thì chưa kịp quen việc đã nghỉ, đào tạo lại rất mệt mỏi.
Mình từng có ý định dẹp tiệm vì áp lực quá lớn, dù doanh thu không hề thấp.
Bước ngoặt thay đổi tư duy kinh doanh
Trong một lần tham gia hội thảo về vận hành, mình được một người anh chỉ cho khái niệm outsource order processing (thuê ngoài quy trình xử lý đơn hàng). Thú thật lúc đầu mình rất đắn đo, sợ tốn kém và sợ người ngoài làm không kỹ bằng mình.
Nhưng sau khi tìm hiểu kỹ, mình nhận ra rằng các doanh nghiệp lớn họ đều làm thế để tập trung vào Marketing và Sản phẩm. Việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp xử lý từ khâu nhập dữ liệu, xác nhận thanh toán đến quản lý tồn kho giúp mọi thứ trơn tru vô cùng.
Kết quả sau 6 tháng thay đổi
Kể từ khi quyết định outsource order processing, cuộc sống của mình thay đổi hẳn:
- Chính xác tuyệt đối: Các đơn vị chuyên nghiệp có hệ thống phần mềm hiện đại nên sai sót gần như bằng 0.
- Tiết kiệm chi phí: Tính ra rẻ hơn việc mình tự thuê nhân viên, trả tiền mặt bằng, điện nước.
- Có thời gian cho gia đình: Đây là điều quý giá nhất. Mình có thời gian đưa con đi chơi, chăm sóc bản thân mà đơn hàng vẫn đi đều đặn.
Lời khuyên cho các chị em đang kinh doanh
Nếu các bạn đang thấy mệt mỏi vì đống sổ sách, đơn từ, đừng cố ôm đồm tất cả. Việc tối ưu hóa công nghệ và sử dụng dịch vụ hỗ trợ chính là chìa khóa để kinh doanh bền vững. Đừng để công việc "nuốt chửng" cuộc sống của mình.
Các chị em có thể tham khảo thêm về quy trình này tại bài viết rất chi tiết mà mình từng đọc ở đây: outsource order processing. Hy vọng chút chia sẻ nhỏ này giúp ích được cho ai đó đang loay hoay giống mình ngày trước!
Chúc các chị em buôn may bán đắt và luôn xinh đẹp!