Việc quản lý thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động nước ngoài luôn là một thách thức đối với các bộ phận kế toán và nhân sự. Mới đây, Công văn số 3363/TNI-QLDN1 ngày 4/12/2025 của Cục Thuế tỉnh Tây Ninh đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhằm làm rõ các vướng mắc về tình trạng cư trú.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản liên quan để giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật thuế trong năm 2026.

Xác định đối tượng nộp thuế và phạm vi thu nhập

Theo Điều 1, Thông tư 111/2013/TT-BTC, nghĩa vụ thuế của một cá nhân tại Việt Nam phụ thuộc hoàn toàn vào việc họ là cá nhân cư trú hay không cư trú.

Cá nhân cư trú

Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:

  • Về thời gian: Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Ngày đến và ngày đi được tính là 01 ngày (căn cứ vào dấu kiểm chứng xuất nhập cảnh trên hộ chiếu).

Về nơi ở: Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp:

  • Có nơi ở đăng ký thường trú ghi trên Thẻ thường trú hoặc Thẻ tạm trú.
  • Có nhà thuê để ở tại Việt Nam với thời hạn các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.

Phạm vi thu nhập: Cá nhân cư trú phải nộp thuế đối với thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam (thu nhập toàn cầu), không phân biệt nơi trả thu nhập.

Cá nhân không cư trú

Là người không đáp ứng các điều kiện nêu trên. Phạm vi thu nhập chỉ chịu thuế đối với thu nhập phát sinh tại Việt Nam, phát sinh từ việc làm việc tại Việt Nam, không phân biệt nơi nhận thu nhập ở đâu.

Căn cứ và Phương pháp tính thuế TNCN

Sự khác biệt về tình trạng cư trú dẫn đến phương pháp tính thuế hoàn toàn khác nhau theo quy định tại Điều 7 và Điều 18 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Đối với cá nhân cư trú

Thuế được tính theo Biểu thuế lũy tiến từng phần (7 bậc từ 5% đến 35%).

Công thức:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất

Trong đó:

Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Đối với cá nhân không cư trú

Thuế được tính theo Biểu thuế toàn phần.

Công thức:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công x Thuế suất 20%

Lưu ý: Cá nhân không cư trú không được tính các khoản giảm trừ gia cảnh hay giảm trừ bảo hiểm.

Các khoản giảm trừ: Lưu ý đặc biệt cho người nước ngoài

Căn cứ Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân cư trú được hưởng các quyền lợi về giảm trừ sau:

Giảm trừ gia cảnh

Nhằm hỗ trợ chi phí sinh hoạt thiết yếu, pháp luật thuế cho phép người lao động nước ngoài là cá nhân cư trú được trừ các mức gia cảnh cụ thể vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế:

  • Cho bản thân: 11.000.000 VNĐ/tháng.
  • Cho người phụ thuộc: 4.400.000 VNĐ/người/tháng.

Lưu ý: Người nước ngoài cần thực hiện đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc và cung cấp hồ sơ chứng minh (giấy khai sinh, xác nhận nuôi dưỡng…) đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Giảm trừ gia cảnh bắt buộc tại nước ngoài

Đây là nội dung quan trọng tại điểm c khoản 2 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Người nước ngoài là cá nhân cư trú có đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc (như bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp hoặc các khoản bảo hiểm bắt buộc tương tự) tại quốc gia họ mang quốc tịch thì các khoản này được trừ vào thu nhập chịu thuế tại Việt Nam.

Yêu cầu bắt buộc: Phải có chứng từ của tổ chức trả thu nhập hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài xác nhận về số tiền bảo hiểm đã đóng.

Trách nhiệm khấu trừ và kê khai của Doanh nghiệp

Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm:

  • Tạm khấu trừ: Khi chi trả thu nhập, doanh nghiệp phải căn cứ vào thời gian làm việc trên hợp đồng và thực tế để tạm khấu trừ theo biểu lũy tiến (nếu dự kiến cư trú) hoặc 20% (nếu không cư trú).
  • Cấp chứng từ khấu trừ thuế: Khi người lao động yêu cầu, doanh nghiệp phải cấp chứng từ để họ thực hiện quyết toán sau này.

Quyết toán thuế cho năm đầu tiên

Hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 3363 nhấn mạnh trường hợp cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên nhưng tính trong 12 tháng liên tục thì đủ 183 ngày:

  • Năm tính thuế thứ nhất: Quyết toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày đủ 12 tháng liên tục.
  • Năm tính thuế thứ hai: Quyết toán theo năm dương lịch. Để tránh đánh thuế trùng, số thuế đã nộp ở năm thứ nhất (phần trùng lặp) sẽ được trừ vào số thuế phải nộp của năm thứ hai.

Checklist tuân thủ cho kế toán khi doanh nghiệp có người lao động nước ngoài

Để đảm bảo không xảy ra sai sót khi thanh tra thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các hồ sơ sau:

  • Theo dõi hộ chiếu: Chụp ảnh tất cả các trang hộ chiếu có dấu xuất nhập cảnh để tính số ngày lưu trú chính xác cho từng năm.
  • Hồ sơ cư trú: Lưu trữ Hợp đồng thuê nhà hoặc Thẻ tạm trú có thời hạn trên 183 ngày.
  • Chứng từ nước ngoài: Đảm bảo các giấy tờ từ nước ngoài (giấy xác nhận thu nhập, chứng từ bảo hiểm) phải được hợp pháp hóa lãnh sự để có giá trị pháp lý tại Việt Nam.
  • Quyết toán trực tiếp: Nhắc nhở người lao động nếu họ thuộc diện phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

Xem chi tiết: https://ketoan.man.net.vn/tinh-trang-cu-tru-thue-tncn-lao-dong-nuoc-ngoai/