Chào các chị em trong chuyên mục Kinh nghiệm hay hữu ích!

Nhiều người khi mới khởi nghiệp mở quán ăn, quán cafe thường nghĩ đơn giản: "Chỉ cần nấu ngon, đồ uống vừa miệng là khách tự khắc đông". Nhưng đến khi quán bắt đầu có khách, ai nấy mới thấu cảnh "vỡ trận": Khách giục tính tiền, phục vụ chạy đôn chạy đáo ghi giấy nhầm bàn, bếp làm sai món, đến cuối ngày kiểm tiền thì két thiếu mà chẳng rõ thất thoát ở đâu.

Lúc này, đa số mọi người mới vội vội vàng vàng đi tìm mua phần mềm quản lý bán hàng. Thế nhưng, sai lầm lớn nhất của các chủ quán mới là nghĩ phần mềm nào cũng giống nhau. Một phần mềm chạy ngon ở quán trà sữa chưa chắc chịu nổi nhịp độ ồn ào của quán lẩu nướng; một phần mềm quán cơm bình dân đem áp vào quán hải sản thì nhân viên chỉ có "khóc thét".

Hôm nay mình xin đúc kết lại kinh nghiệm thực chiến về các tiêu chí chọn phần mềm theo từng mô hình quán, chị em nào đang chuẩn bị mở quán thì lưu lại ngay nhé:

1. Quán nhậu, nướng lẩu (Khách gọi đồ liên tục, hay đổi bàn)

  • Đặc thù: Khách thường gọi món lắt nhắt (thêm lon bia, đĩa đậu, đổi than), khi ngà ngà say thì hay đòi chuyển bàn, ghép bàn hoặc chia tiền mỗi người trả một ít.
  • Tính năng bắt buộc:
    • Order bằng điện thoại tại bàn: Nhân viên bấm món trên điện thoại là lệnh bắn thẳng xuống bếp, không phải chạy đi chạy lại đưa phiếu giấy.
    • Tách phiếu In Bếp - Quầy Bar tự động: Đồ nướng in dưới bếp, bia rượu tự in ở quầy bar.
    • Thao tác gộp/tách bàn 1 chạm: Kéo thả sơ đồ bàn nhanh gọn trên màn hình để tránh nhầm bill bàn này sang bàn khác.

2. Quán cơm trưa, quán ăn gia đình (Đông dồn dập theo giờ cao điểm)

  • Đặc thù: Khách dồn vào khung 11h - 13h hoặc 18h - 20h. Khách ăn nhanh, ra vào liên tục, lại vừa phải xử lý tiếng "ting ting" nổ đơn từ các app Grab, ShopeeFood.
  • Tính năng bắt buộc:
    • Giao diện cảm ứng trực quan: Màn hình to, nhóm món rõ ràng (Cơm, Canh, Mặn) để thu ngân nhìn là bấm được ngay, không phải ngồi gõ tìm kiếm.
    • Tích hợp thanh toán QR động: In mã QR có sẵn số tiền chính xác trên hóa đơn. Khách quét phát là tiền về tài khoản, không lo khách nhập nhầm số tiền hay thiếu số 0.
    • Tách riêng nguồn đơn: Báo cáo rành mạch đâu là doanh thu ăn tại quán, đâu là tiền app giao đồ ăn để cuối tháng đối soát không bị lẫn lộn.

3. Quán hải sản tươi sống & Nhà hàng Buffet

  • Quán hải sản: Bắt buộc phần mềm phải cho phép đổi giá theo ngày (vì hải sản đổi giá liên tục) và kết nối trực tiếp với cân điện tử (cân cua, tôm xong số kg nhảy thẳng vào bill, nhân viên không gõ tay được nên chống gian lận tuyệt đối).
  • Quán buffet: Cần tính năng quản lý theo vé (vé người lớn, vé trẻ em) và tính năng tự động đếm giờ ngồi bàn để phụ thu nếu khách ngồi quá thời gian quy định.

Chị em nào cần đọc chi tiết hơn về cách phân tích sâu từng mô hình thì có thể tham khảo thêm cẩm nang lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng này nhé. Bài phân tích rất kỹ các nghiệp vụ đặc thù giúp mình tránh mua phải phần mềm không đúng nhu cầu.

4. Tiêu chí sống còn: Phải có chế độ Offline (Bán hàng khi mất mạng)

Chị em đi mua phần mềm nhớ hỏi kỹ bên bán câu này: "Lỡ quán đang đông nghẹt mà bị cúp mạng Internet thì máy có in bill và bán hàng tiếp được không?". Nhiều phần mềm thuần web cứ rớt mạng là đơ toàn tập, khách đứng chờ tức tối bỏ về. Phần mềm chuẩn (như bên POS365 quán mình đang xài) là dù rớt mạng hay mạng chập chờn, thu ngân vẫn bấm bán hàng, in hóa đơn bình thường. Khi nào có mạng lại, hệ thống tự động đồng bộ số liệu lên điện thoại của chủ quán, rất an tâm!

Tóm lại: Đừng ham rẻ mà dùng file Excel hay mua các phần mềm không đúng chuyên môn F&B. Đầu tư đúng công cụ ngay từ đầu sẽ giúp quán vận hành trơn tru, chống thất thoát tiền bạc và giúp chủ quán nhẹ đầu đi rất nhiều.

Chúc các chị em kinh doanh hồng phát và quản lý quán thật nhàn tênh nhé!