Chuyển sang CRM mới có thể giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ mất lịch sử chăm sóc, sai lệch hồ sơ hoặc bị phụ thuộc vào nhà cung cấp cũ. Để bảo vệ chủ quyền dữ liệu, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch di chuyển ngay từ trước khi ký hợp đồng sử dụng phần mềm.
1. Vì sao chuyển CRM có thể làm mất quyền kiểm soát dữ liệu?
Dữ liệu trên CRM không chỉ có tên, số điện thoại và email. Hệ thống còn lưu lịch sử tư vấn, giao dịch, báo giá, công nợ, ghi chú, tệp đính kèm và trạng thái của từng khách hàng. Khi chuyển phần mềm, các thông tin này có thể không được xuất đầy đủ hoặc không tương thích với cấu trúc của CRM mới.
Một rủi ro khác là doanh nghiệp không nắm rõ dữ liệu đang được lưu ở đâu và nhà cung cấp có giữ bản sao sau khi chấm dứt dịch vụ hay không. Nếu chỉ quan tâm đến tính năng khi mua CRM mà bỏ qua điều khoản bàn giao, doanh nghiệp có thể rơi vào thế bị động khi muốn thay đổi hệ thống.
2. Kiểm tra quyền sở hữu dữ liệu trong hợp đồng
Trước khi sử dụng CRM, doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu do mình nhập, thu thập hoặc tạo ra trong quá trình vận hành thuộc quyền kiểm soát của ai. Hợp đồng nên ghi cụ thể phạm vi dữ liệu, trách nhiệm bảo vệ và quyền yêu cầu xuất, chuyển giao hoặc xóa thông tin.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra nhà cung cấp có được sử dụng dữ liệu cho mục đích phân tích, quảng cáo hoặc chia sẻ với bên thứ ba hay không. Những nội dung chưa rõ cần được giải thích bằng văn bản, tránh chỉ dựa trên cam kết trao đổi miệng của nhân viên tư vấn.
Xem thêm: https://getfly.vn/chu-quyen-du-lieu.html
3. Lập danh mục toàn bộ dữ liệu cần chuyển
Không nên chờ đến ngày dừng phần mềm mới bắt đầu kiểm kê dữ liệu. Doanh nghiệp cần lập danh mục gồm thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, đơn hàng, hợp đồng, công nợ, nhiệm vụ, chiến dịch marketing, tệp đính kèm và cấu hình quy trình.
Với mỗi nhóm, cần ghi rõ số lượng, định dạng, phòng ban sử dụng và mức độ quan trọng. Danh mục này giúp doanh nghiệp biết dữ liệu nào có thể xuất trực tiếp, dữ liệu nào cần nhà cung cấp hỗ trợ và dữ liệu nào phải được chuyển bằng phương pháp riêng.
4. Yêu cầu định dạng dữ liệu có thể tái sử dụng
Dữ liệu chỉ thực sự thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp khi có thể được xuất và sử dụng trên một hệ thống khác. Những tệp phổ biến như CSV, XLSX hoặc định dạng có cấu trúc thường thuận tiện hơn so với file độc quyền chỉ phần mềm cũ mới đọc được.
Doanh nghiệp cần yêu cầu mô tả rõ tên trường, kiểu dữ liệu, mối quan hệ giữa các bảng và cách nhận diện từng khách hàng. Nếu chỉ nhận một file danh bạ nhưng thiếu mã hồ sơ, lịch sử giao dịch hoặc người phụ trách, quá trình nhập vào CRM mới sẽ khó bảo toàn được bối cảnh.
5. Làm sạch dữ liệu trước khi chuyển hệ thống
Không nên mang toàn bộ lỗi của CRM cũ sang phần mềm mới. Trước khi di chuyển, doanh nghiệp cần xử lý hồ sơ trùng lặp, số điện thoại sai định dạng, trạng thái không còn sử dụng và những trường dữ liệu được nhập thiếu nhất quán.
Tuy nhiên, việc làm sạch không đồng nghĩa với xóa hàng loạt. Những hồ sơ chưa đầy đủ vẫn có thể có giá trị nếu còn lịch sử giao dịch hoặc ghi chú quan trọng. Mỗi nhóm dữ liệu cần có tiêu chí giữ, sửa, hợp nhất hoặc loại bỏ rõ ràng.
6. Chuyển dữ liệu theo từng giai đoạn
Doanh nghiệp nên thử chuyển một nhóm nhỏ trước khi nhập toàn bộ dữ liệu. Nhóm thử nghiệm cần có đủ trường hợp như khách hàng mới, khách đã mua, hồ sơ có tệp đính kèm và khách đang được chăm sóc. Cách này giúp phát hiện sớm lỗi ánh xạ trường hoặc mất liên kết.
Đối với phần mềm quản lý nhà trường, dữ liệu có thể liên quan đến học sinh, phụ huynh, giáo viên, lớp học và lịch sử đào tạo. Vì vậy, đơn vị không chỉ cần chuyển từng hồ sơ riêng lẻ mà còn phải giữ đúng mối quan hệ giữa các nhóm thông tin.
7. Đối chiếu dữ liệu trước và sau khi di chuyển
Sau mỗi lần nhập, doanh nghiệp cần so sánh số lượng hồ sơ, giao dịch, tệp và trường thông tin giữa hai hệ thống. Không nên chỉ kiểm tra tổng số khách hàng vì dữ liệu có thể đủ về số lượng nhưng sai trạng thái, ngày tháng hoặc người phụ trách.
Nên chọn ngẫu nhiên một số hồ sơ để kiểm tra sâu toàn bộ hành trình khách hàng. Nếu CRM mới hiển thị đầy đủ thông tin liên hệ nhưng thiếu cuộc gọi, báo giá và ghi chú, quá trình chuyển giao vẫn chưa được xem là hoàn tất.
8. Duy trì thời gian chạy song song
Doanh nghiệp không nên khóa CRM cũ ngay khi vừa đưa dữ liệu sang hệ thống mới. Một giai đoạn chạy song song ngắn sẽ giúp các phòng ban đối chiếu thông tin, kiểm tra quy trình và bổ sung những hồ sơ còn thiếu.
Trong thời gian này, cần quy định hệ thống nào là nguồn dữ liệu chính để tránh nhân viên tiếp tục cập nhật ở cả hai nơi. Những thay đổi phát sinh trên CRM cũ phải được ghi nhận và nhập bổ sung trước thời điểm chuyển đổi chính thức.
9. Kiểm soát tài khoản và các kết nối tích hợp
Khi ngừng sử dụng hệ thống cũ, doanh nghiệp cần thu hồi tài khoản nhân viên, khóa khóa API và ngắt các kết nối với website, tổng đài, email hoặc mạng xã hội. Nếu bỏ sót, dữ liệu mới vẫn có thể tiếp tục chảy vào CRM cũ hoặc tài khoản không còn phụ trách vẫn truy cập được thông tin.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung về quản trị khách hàng và ứng dụng CRM tại trang Getfly CRM. Việc tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn nền tảng giúp đơn vị xác định rõ khả năng xuất dữ liệu, phân quyền và tích hợp cần thiết.
10. Yêu cầu xác nhận xóa dữ liệu trên hệ thống cũ
Sau khi đã kiểm tra dữ liệu mới đầy đủ và hết thời gian đối chiếu, doanh nghiệp cần gửi yêu cầu chấm dứt dịch vụ theo đúng quy trình. Nhà cung cấp cũ phải làm rõ thời gian duy trì dữ liệu, phạm vi bản sao lưu và thời điểm xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.
Nên yêu cầu biên bản hoặc xác nhận bằng văn bản sau khi dữ liệu đã được xóa. Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp lưu thông tin nhạy cảm hoặc có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng.
11. Chuẩn bị phương án quay lại khi chuyển đổi thất bại
Dù đã kiểm thử, quá trình chuyển CRM vẫn có thể phát sinh lỗi như không đăng nhập được, dữ liệu sai cấu trúc hoặc kết nối tích hợp ngừng hoạt động. Doanh nghiệp cần xác định trước điều kiện nào sẽ kích hoạt phương án quay lại hệ thống cũ.
Bản sao lưu phải được tạo trước thời điểm chuyển đổi và lưu tại vị trí an toàn. Đội phụ trách cũng cần có danh sách người xử lý, thứ tự khôi phục và kênh thông báo nội bộ để hạn chế gián đoạn hoạt động kinh doanh.
12. Những sai lầm cần tránh khi chuyển CRM
Sai lầm phổ biến là chỉ xuất danh sách khách hàng mà bỏ qua lịch sử chăm sóc, tệp đính kèm và cấu hình quy trình. Một lỗi khác là giao toàn bộ việc chuyển dữ liệu cho nhà cung cấp mà không có nhân sự nội bộ kiểm tra kết quả.
Doanh nghiệp cũng không nên hủy hợp đồng trước khi lấy đủ dữ liệu hoặc sử dụng file xuất chưa từng được mở kiểm tra. Mỗi bản bàn giao cần được xác nhận về số lượng, định dạng, khả năng sử dụng và thời gian lưu giữ.
13. Kết luận
Chuyển CRM an toàn không đơn thuần là xuất một file rồi nhập sang phần mềm mới. Doanh nghiệp cần kiểm kê, làm sạch, thử nghiệm, đối chiếu và kiểm soát quá trình xóa dữ liệu tại hệ thống cũ.
Khả năng di chuyển dữ liệu là một phần quan trọng của chủ quyền dữ liệu. Khi điều khoản bàn giao và phương án chuyển đổi được chuẩn bị từ đầu, doanh nghiệp sẽ giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp và chủ động hơn trong mọi thay đổi công nghệ.
14. Thông tin liên hệ Getfly
Tên đơn vị: Getfly CRM
Địa chỉ: Tầng 7, Tòa nhà Hoa Cương, Số 18, Ngõ 11 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Website: https://getfly.vn/
SĐT: 02462627662
Email: contact@getflycrm.com
