Khi mua hàng, cần những chứng từ gì, yêu cầu lưu trữ, nội dung, hình thức chứng từ như thế nào? Bài viết sẽ hướng dẫn các bạn.


1. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp


Mỗi doanh nghiệp xây dựng cho mình một quy trình mua hàng riêng để phù hợp vơi hoạt động, đặc điểm, cơ cầu tổ chức của doanh nghiệp mình. Với mỗi quy trình mua hàng, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau.


2. Các chứng từ được sử dụng trong quá trình mua hàng:


- Yêu cầu mua hàng, Kế hoạch mua hàng


- Báo giá,Đơn đặt hàng (Hợp đồng mua bán hàng hóa)


- Đề nghị thanh toán


- Hóa đơn giá trị gia tăng,Phiếu xuất kho do bên bán lập


- Các chứng từ thanh toán: UNC, Phiếu chi…


- Phiếu nhập kho


3. Y/c về chứng từ


a. Về hình thức


- theo mẫu quy định của từng doanh nghiệp.


- Các chứng từ do bên bán lập: theo mẫu bên bán nhưng phải phù hợp với quy định về thuế, quy định về chứng từ của Bộ tài chính.


b. Nội dung


Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin trên trên chứng từ chú ý ghi đúng số tiền bằng số, bằng chữ, lý do đề nghị và có đủ chữ ký trên phiếu.


c. Quá trình luân chuyển


Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập Phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến bộ phận mua hàng. => Bộ phận mua hàng căn cứ vào Phiếu Yêu cầu mua hàng và tình hình sử dụng thực tế tại doanh nghiệp lập Kế hoạch nhập hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt => Bộ phận mua hàng căn cứ vào kế hoạch được duyệt để gửi yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập báo giá và gửi báo giá cho bộ phận Mua hàng. => Bộ phận mua hàng xem xét báo giá, chọn nhà cung cấp và lập Đơn đặt hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt sau đó gửi đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp.=> Khi nhà cung cấp chuyển hàng và Phiếu giao hàng đến kho Công ty, Bộ phận kho nhận hàng và lập Phiếu nhập kho. Nhà cung cấp chuyển Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đến bộ phận mua hàng để xác nhận thanh toán. => Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn lập phiếu Đề nghị thanh toán và gửi bộ chứng từ đầy đủ đến phòng Kế toán=> Kế toán lập Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) gửi Thủ quỹ .=> Thủ quỹ xuất tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp và kết thúc quá trình mua hàng.


d. Cách lưu trữ


- Trách nhiệm lưu trữ


+ Bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm lưu giữ những chứng từ như báo giá, đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng…


+ Bộ phận kế toán lưu tất cả các chứng từ gốc có dấu đỏ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho do bên bán lập, các chứng từ thanh toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán và kê khai thuế trong kì.


- Cách sắp xếp


+ Nên kẹp chung những chứng từ trong cùng một lần mua hàng vào nhau.


+ Phiếu Chi, UNC kẹp cùng đề nghị thanh toán, Phiếu nhập kho kẹp với Biên bản giao hàng, phiếu xuất kho của bên bán; Hợp đồng mua hàng kẹp với Hóa đơn….


+ Sắp xếp theo thời gian phát sinh chứng từ. Nếu nhiều có thể chia thành từng tháng, nếu ít chia theo quý. Nếu ít có thể xếp theo quý/ năm


- Thời gian lưu trữ:


+ Đối với chứng từ không liên quan đến số liệu trong sổ kế toán như báo giá, đề nghị mua hàng… lưu 5 năm.


+ Đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán như Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Phiếu nhập kho… lưu 10 năm.


xem thêm: Cách hạch toán giá vốn hàng hóa, dịch vụ theo thông tư 200