Tài liệu giấy liệu có được tiếp tục sử dụng trong kỷ nguyên số hóa?



Thứ bảy, 25/04/2015 - 09:36 AM (GMT+7)





Văn phòng không giấy tờ vẫn còn đang là ước mơ của nhiều người.





NDĐT- Cụm từ văn phòng không giấy tờ đã được đưa ra từ những năm 1970 của thế kỷ trước khi mà nhiều người đã bị mê hoặc bởi công nghệ mới và dự báo rằng tất cả các tài liệu in sẽ được thay thế bằng tài liệu điện tử vào những năm 1990. Nhưng cho đến ngày nay, điều này vẫn chưa xảy ra.


Cho dù tài liệu điện tử đã hạ giá thành thì trong nhiều trường hợp việc đưa tài liệu in cho nhân viên vẫn rẻ hơn nhiều so với đưa cho họ một thiết bị điện tử và rằng một số doanh nghiệp đã áp dụng điện toán đám mây thì giá thành cho đầu tư hệ thống này vẫn còn cao.


Hơn nữa, nếu xét về thói quen còn người thì có thể dùng tài liệu giấy vẫn tạo ra cảm giác thuận lợi hơn nhiều.


Theo Arrigo Berni, giám đốc điều hành hãng sản xuất sổ ghi chép Moleskine (Ý), thì khi có nhu cầu lưu lại những nội dung cần lưu ý thì dùng giấy và viết tay vẫn thuận lợi hơn nhiều so với gõ lên bàn phím.


Ghi chép


Tại diễn đàn TED về công nghệ, giải trí và thiết kế mới được tổ chức ở Vancouver (Canada), hãng Moleskine đã nói về lợi ích của giấy và cho biết tại sao giấy có thể sống bên cạnh sự thay thế của công nghệ số hóa.


Công ty này dường như là hãng đầu tiên giới thiệu một công nghệ cũ kỹ tại một diễn đàn nổi tiếng chuyên trình diễn những công nghệ mới nhất.


Ông Berni chỉ ra rằng ai cũng cần ghi chép và thậm chí tại diễn đàn nói về phát triển ý tưởng như TED thì cũng không thể thiếu được những ghi chép nguệch ngoạc.


Ông Berni cho biết giấy luôn có sẵn xung quanh và nó giúp con người thể hiện cái trải nghiệm của mình.


Sổ ghi chép thông minh


Tuy nhiên, ông Berni cũng hiểu rằng giấy đang đối diện với sự cạnh tranh từ các công cụ kỹ thuật số.


Để giải quyết thách thức này, hãng Moleskine đã hợp tác chính thức với các hãng công nghệ như Adobe hay Livescribe để cung cấp bút điện tử dùng cho ghi chép.


Trong năm 2012, hãng Moleskine đã cùng với Evernote đưa ra ứng dụng sổ ghi chép số trên máy tính xách tay. Hiện tại, Evernote đã có khoảng 100 triệu người yêu thích sử dụng.




Bút thông minh giúp vẫn giữ được thói quen ghi chép và giảm giấy tờ.




Với ứng dụng Evernote và sự hợp tác với Moleskine đã cho phép người dùng cho thể có thể chụp các ghi chú của họ trên giấy và đưa vào trong Evernote để sắp xếp, tìm kiến như là nội dung số hóa.


Các máy tính xách tay hiện đã có những bố trí đặc biệt đễ dễ dàng ghi lại những nội dung viết tay với những hình tượng thông minh để cho phép người dùng sắp xếp và tìm kiếm ghi chú.


Tương lai không giấy tờ


Sổ ghi chép thông minh dường như đang là cầu nối giữa thế giới vật lý và thế giới số hóa để thúc đẩy việc giảm đi rác thải và sự phức tạp mà giấy tạo ra. Nhưng cuộc hành trình đến với không giấy tờ vẫn chưa kết thúc.


Hãy nhìn xung quanh bạn và xa hơn, thói quen đọc báo in vẫn là lựa chọn yêu thích của nhiều người cho dù đã có giải pháp thay thế là tin trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.


Cũng tương tự như vậy, vé in vẫn được sử dụng nhiều trong giao thông công cộng và việc tiến tới không giấy tờ dường như mới đang diễn ra trong ngành hàng không. Tại các sân bay, rất ít nơi còn sử dụng vé in mà thay vào đó là vé điện tử.


Một thực tế tốt nữa là ở nhiều nước, việc khai báo thuế hay hải quan cũng đang được khuyến khích chuyển sang dùng điện tử và giảm nhẹ khối lượng công việc cho doanh nghiệp và người dân.


Máy bay giấy


Theo Hiệp hội lâm nghiệp và giấy của Mỹ thì sản lượng giấy đã giảm đi 15% trong tháng hai năm nay so với cùng kỳ năm ngoái và giảm đi một phần ba so với cách đây 20 năm.



Liệu chúng ta có thể sử dụng máy bay giấy để đi vào kỷ nguyên số hóa?




Cho dù như vậy, ngành công nghiệp giấy dường như vẫn còn rất mạnh. Chỉ riêng ở Mỹ, trong năm 2014 họ đã sản xuất khoảng 21 triệu tấn giấy, tương đương khoảng 55 đến 110 triệu cây rừng bị chặt đi để sản xuất ra nó.


Và ở trong công sở, giấy vẫn được xem là một công cụ quan trọng. Theo tổ chức Wrap, một tổ chức thực hiện chương trình về bảo vệ tài nguyên và xử lý chất thải, thì trung bình mỗi một nhân viên văn phòng sử dụng khoảng 45 tờ giấy mỗi ngày mà trong một nửa số này là lãng phí. Theo hãng Iron Mountain thì hiện mới chỉ có 1% số văn phòng là không sử dụng giấy tờ.


Theo nhà phân tích Mick Heys của hãng IDC thì việc sử dụng giấy đang giảm rất chậm và không có dấu hiệu giảm mạnh trong thời gian tới. Ông nói thêm “Khi tôi đi máy bay thì vé điện tử trên điện thoại của tôi nhưng tôi vẫn phải sử dụng hộ chiếu giấy và nó vẫn cần một thời gian dài nữa để thay thế”.


Theo ông Heys thì các văn phòng đang có những bước đi theo hướng giảm bớt sử dụng giấy và thậm chí đơn giản là nếu thực hiện tốt việc quản lý in ấn, như không cho in vào ngoài giờ hay hạn chế in thư điện tử cũng có thể giảm số lượng giấy sử dụng đi 20%.


Ông Heys cũng cho biết thêm rằng đôi khi giấy tờ vẫn tốt hơn và nhiều người yêu thích nó. Nhiều nghiên cứu cho thấy học từ màn hình lại kích hoạt bộ phận khác của não so với khi học từ sách.


Điều này cho thấy giấy vẫn còn đồng hành với chúng ta trong một thời gian rất dài và nếu không có gì thay đổi thì chúng ta vẫn phải chứng kiến những thế hệ học sinh mang những những chiếc cặp đầy sách đến trường.




HẢI LY