Mephar - Phần mềm quản lý bán thuốc chuẩn GPP trên điện thoại: Đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm

1. Giới thiệu chung về Mephar

Mephar là phần mềm quản lý bán thuốc được thiết kế chuyên biệt cho nhà thuốc, quầy thuốc và chuỗi nhà thuốc tại Việt Nam. Khác với các hệ thống cồng kềnh đòi hỏi đầu tư máy tính, máy quét và hạ tầng phức tạp, Mephar tập trung tối ưu trải nghiệm trên điện thoại thông minh. Chỉ với một thiết bị di động, chủ quầy có thể vận hành toàn bộ quy trình: quét mã – bán hàng – in hóa đơn – kiểm kho theo lô–hạn – liên thông Dược Quốc gia – phát hành hóa đơn điện tử – báo cáo, đáp ứng đầy đủ yêu cầu Thực hành tốt nhà thuốc (GPP).

Triết lý sản phẩm của Mephar là Đơn giản – Hiệu quả – Tiết kiệm. Đơn giản để nhân sự mới có thể sử dụng sau vài phút hướng dẫn; hiệu quả để giảm sai sót, tăng tốc giao dịch, minh bạch số liệu; và tiết kiệm để bất kỳ nhà thuốc nào cũng có thể triển khai nhanh mà không phải đầu tư lớn.

2. Vì sao nhà thuốc cần phần mềm quản lý trên điện thoại?

2.1. Thuận tiện mọi lúc, mọi nơi

Điện thoại luôn bên cạnh. Chủ nhà thuốc có thể theo dõi doanh thu, tồn kho, công nợ, lịch sử bán và cảnh báo lô–hạn dù không có mặt tại quầy. Khi cần kiểm tra đột xuất, việc truy xuất số liệu chỉ mất vài giây.

2.2. Không phải đầu tư hạ tầng cồng kềnh

Camera trên điện thoại quét được hầu hết mã vạch phổ biến. Kết hợp máy in hóa đơn Bluetooth cỡ nhỏ là có thể in tại chỗ. Không cần máy tính để bàn, máy chủ hay thiết bị phức tạp – tiết kiệm chi phí ban đầu lẫn chi phí bảo trì.

2.3. Dễ dùng, rút ngắn thời gian đào tạo

Giao diện cảm ứng, thao tác 1–2 chạm, ngôn ngữ tiếng Việt, luồng xử lý liền mạch. Nhân sự mới thường chỉ mất 15–30 phút để làm quen các chức năng bán hàng – trả đơn – kiểm kho – in hóa đơn.

2.4. Đáp ứng chuẩn GPP và yêu cầu pháp lý

Quản lý kho theo lô–hạn dùng, truy xuất chứng từ, liên thông Dược Quốc gia và phát hành hóa đơn điện tử giúp nhà thuốc luôn sẵn sàng khi có kiểm tra, đồng thời giảm công việc thủ công của người phụ trách.

3. Hệ thống tính năng cốt lõi của Mephar

3.1. Bán hàng nhanh, quét mã vạch bằng camera

Tìm kiếm thuốc theo tên, hoạt chất, SKU hoặc quét mã vạch trực tiếp bằng camera.
Thêm chiết khấu, thuế giá trị gia tăng, khuyến mại theo đơn hoặc theo dòng hàng.
Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, bán nợ; ghi nhận tiền khách đưa và tiền thừa.
Lưu lịch sử hóa đơn, cho phép sao chép hoặc trả hàng theo quy trình chuẩn.

3.2. Quản lý kho theo lô–hạn dùng

Nhập – xuất – kiểm kê theo lô và hạn dùng, hạn chế bán nhầm hàng gần hết hạn.
Thiết lập định mức tồn tối thiểu; cảnh báo sắp hết hàng, sắp hết hạn để chủ động nhập bổ sung.
Theo dõi tồn kho tức thời tại màn hình bán, tránh tình trạng bán vượt tồn.

3.3. Liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia

Đồng bộ các dữ liệu bắt buộc theo yêu cầu quản lý.
Hỗ trợ tra cứu đơn thuốc quốc gia khi cần đối chiếu.
Giảm thao tác giấy tờ, rút ngắn thời gian làm báo cáo định kỳ.

3.4. Phát hành hóa đơn điện tử và ký số

Kết nối gói hóa đơn điện tử, sử dụng chữ ký số để ký và phát hành hóa đơn ngay trên điện thoại.
Tự động lưu trữ, tra cứu; gửi hóa đơn cho khách qua tin nhắn hoặc thư điện tử.
Hỗ trợ in hóa đơn giấy khi cần đối chiếu tại quầy.

3.5. In hóa đơn qua Bluetooth

Kết nối với máy in cỡ nhỏ, in hóa đơn bán hàng, tem nhãn ngay tại chỗ.
Không cần máy tính; thao tác in trực tiếp từ ứng dụng, tốc độ ổn định.

3.6. Quản lý khách hàng và toa thuốc

Lưu hồ sơ khách hàng: họ tên, số điện thoại, địa chỉ, ghi chú.
Lưu toa thuốc cũ, lịch sử mua theo lần; hỗ trợ tư vấn lần sau.
Thiết lập nhắc mua lại với các sản phẩm dùng định kỳ.

3.7. Báo cáo bán hàng – tài chính – kho

Doanh thu theo ngày/tuần/tháng, theo hình thức thanh toán, theo nhân viên.
Top sản phẩm bán chạy, hàng bán chậm; vòng quay tồn kho.
Công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp; tổng hợp thu – chi quỹ.

3.8. Phân quyền và nhật ký thao tác

Phân quyền theo vai trò (chủ, quản lý, thu ngân, nhân viên).
Ghi nhận lịch sử thao tác để truy vết khi cần; nâng cao kiểm soát nội bộ.

3.9. Quản lý nhiều chi nhánh

Hỗ trợ chuỗi nhà thuốc: quản lý tồn kho và doanh thu hợp nhất, báo cáo theo từng điểm bán.
Quy định luân chuyển hàng giữa các chi nhánh; theo dõi hiệu quả theo cửa hàng.

4. Lợi ích cụ thể khi triển khai Mephar tại nhà thuốc

4.1. Tăng tốc phục vụ và trải nghiệm khách hàng

Giao dịch diễn ra nhanh: quét – bán – in chỉ vài giây. Hàng hóa, lô–hạn rõ ràng giúp tư vấn tự tin, giảm sai sót, hạn chế việc đổi trả không cần thiết.

4.2. Minh bạch số liệu, giảm thất thoát

Tồn kho, giá vốn, bán ra và báo cáo lợi nhuận hiển thị tức thì. Nhật ký thao tác theo nhân viên giúp phát hiện bất thường, giảm nguy cơ thất thoát.

4.3. Ra quyết định kịp thời

Bảng điều khiển doanh thu và tồn kho hỗ trợ chủ quầy theo dõi tình hình kinh doanh theo thời điểm, từ đó quyết định nhập hàng – thanh lý – khuyến mại một cách chủ động.

4.4. Tuân thủ pháp lý an tâm

Liên thông dữ liệu, hóa đơn điện tử, báo cáo kho theo lô–hạn được lưu trữ và truy xuất nhanh chóng. Khi có kiểm tra, nhà thuốc dễ dàng chuẩn bị hồ sơ, tiết kiệm thời gian.

4.5. Chi phí triển khai hợp lý

Không cần đầu tư máy tính cồng kềnh; ứng dụng chạy mượt trên nhiều dòng điện thoại phổ biến. Chi phí duy trì theo năm ở mức hợp lý, phù hợp cả nhà thuốc nhỏ.

5. Quy trình triển khai Mephar trong 5 bước

Bước 1 – Chuẩn hóa danh mục

Tập hợp danh mục thuốc: tên, hoạt chất, quy cách, mã vạch, giá bán, giá vốn, lô–hạn. Nếu có tệp Excel, nhập lên hệ thống theo mẫu để tiết kiệm thời gian.

Bước 2 – Cài đặt và cấu hình

Tạo quầy/chi nhánh, thiết lập thuế, bật chế độ quản lý lô–hạn, kết nối máy in hóa đơn không dây. Phân quyền nhân sự theo vai trò.

Bước 3 – Kết nối liên thông và hóa đơn điện tử

Đăng ký liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia theo hướng dẫn. Nếu nhà thuốc có nhu cầu xuất hóa đơn, đăng ký gói hóa đơn điện tử và chữ ký số để ký trực tiếp trên điện thoại.

Bước 4 – Hướng dẫn sử dụng

Trong khoảng 30 phút, nhân sự nắm các thao tác chính: quét – bán – in, trả đơn, kiểm kho, tra cứu lô–hạn, lập báo cáo cơ bản.

Bước 5 – Vận hành và rà soát

Mỗi ca hoặc cuối ngày, kiểm tra báo cáo doanh thu – tồn kho – công nợ; xử lý hàng sắp hết/sắp hết hạn; tối ưu danh mục và quy trình nội bộ.

6. Tiêu chí lựa chọn App quản lý nhà thuốc (checklist)

Giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng trên màn hình cảm ứng.
Quét mã vạch bằng camera nhanh và chính xác.
Bán hàng 1–2 chạm, thêm chiết khấu/thuế/khuyến mại linh hoạt.
Kho theo lô–hạn với cảnh báo sớm sắp hết/sắp hết hạn.
Liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia ổn định, cập nhật đúng quy định.
Hóa đơn điện tử ký số hợp lệ; tra cứu và lưu trữ thuận tiện.
Báo cáo đa chiều: doanh thu, lợi nhuận gộp, tồn kho, công nợ, hiệu quả theo nhân viên.
Phân quyền và nhật ký thao tác để kiểm soát nội bộ.
Bảo mật và sao lưu dữ liệu; có khả năng xuất tệp để lưu trữ cục bộ.
Chi phí hợp lý; có lộ trình mở rộng (chăm sóc khách hàng, khuyến mại, đa chi nhánh).

7. Trải nghiệm sử dụng: một ngày làm việc với Mephar

Buổi sáng: mở cửa, kiểm tra cảnh báo tồn thấp và hạn dùng, nhập nhanh lô hàng mới. Trong giờ cao điểm, nhân viên chỉ cần quét mã vạch, chọn số lượng, thêm chiết khấu hoặc VAT rồi in hóa đơn. Nếu khách yêu cầu hóa đơn điện tử, thu ngân ký số và gửi về điện thoại khách ngay tại quầy.

Giữa ca: chủ quầy mở ứng dụng trên điện thoại để xem doanh thu tạm thời, các mặt hàng bán chạy, đồng thời theo dõi tồn kho của vài nhóm hàng cần thiết. Khi một lô thuốc sắp hết hạn, hệ thống gợi ý chương trình khuyến mại để đẩy nhanh tiêu thụ.

Cuối ngày: tổng hợp thu – chi, đối soát công nợ khách hàng và nhà cung cấp. Báo cáo doanh thu theo ca và theo nhân viên được gửi về chủ quầy chỉ bằng một cú chạm. Tất cả dữ liệu đã liên thông theo quy định, sẵn sàng khi cần kiểm tra.

8. Lộ trình phát triển tính năng (dành cho nhà thuốc muốn mở rộng)

Bảng điều khiển thời gian thực: theo dõi lợi nhuận gộp, vòng quay tồn kho, hiệu quả khuyến mại ngay trên điện thoại.
Chăm sóc khách hàng: nhắc lịch mua lại, lưu toa cũ, gửi ưu đãi theo nhóm khách.
Khuyến mại – tích điểm – phiếu ưu đãi: cấu hình theo nhóm sản phẩm, khung giờ, đối tượng khách.
Đa chi nhánh chuyên sâu: định tuyến luân chuyển hàng, kiểm soát định mức tồn, so sánh hiệu quả từng cửa hàng.
Kết nối mở rộng: tích hợp thêm thiết bị bán hàng, kết nối kênh bán trực tuyến và hệ thống kế toán khi cần.

9. Hỏi – Đáp (Q&A)

1) Chỉ dùng điện thoại có đủ để vận hành không?

Đủ cho hầu hết nghiệp vụ: bán hàng, kiểm kho lô–hạn, báo cáo, liên thông, xuất hóa đơn điện tử và in hóa đơn qua Bluetooth. Máy tính chỉ cần khi bạn muốn nhập liệu số lượng lớn bằng bàn phím.

2) Tôi không rành công nghệ, có dùng được không?

Có. Mephar ưu tiên đơn giản; các thao tác bán – trả – kiểm – in được hướng dẫn theo từng bước. Thời gian làm quen thường 15–30 phút.

3) Hóa đơn điện tử ký số trên điện thoại có hợp lệ?

Hợp lệ khi nhà thuốc đăng ký gói hóa đơn và chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ được phép. Sau khi kích hoạt, bạn có thể ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên thiết bị di động.

4) Liên thông Dược Quốc gia hoạt động thế nào?

Hệ thống kết nối và đồng bộ dữ liệu theo yêu cầu pháp lý; hỗ trợ tra cứu đơn thuốc quốc gia khi cần. Việc liên thông giúp giảm đáng kể thời gian làm báo cáo định kỳ.

5) Dữ liệu có an toàn?

Dữ liệu lưu trên hạ tầng đám mây, có mã hóa và sao lưu định kỳ. Hệ thống cho phép phân quyền theo vai trò và ghi nhật ký thao tác để hạn chế truy cập trái phép.

6) Tôi có nhiều chi nhánh, Mephar có phù hợp?

Phù hợp. Hệ thống hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, báo cáo hợp nhất và theo từng điểm bán, phân quyền nhân sự linh hoạt.

7) Không có internet thì có bán hàng được không?

Khi mất kết nối, liên thông và phát hành hóa đơn điện tử sẽ gián đoạn. Khuyến nghị đảm bảo đường truyền ổn định để dữ liệu đồng bộ và hóa đơn phát hành đúng quy định. Trường hợp cần có thể bán tạm và đồng bộ ngay khi có mạng (tùy cấu hình).

8) Có thể nhập dữ liệu từ Excel/phần mềm khác sang Mephar?

Có. Bạn có thể nhập danh mục, tồn kho, khách hàng… theo mẫu. Việc chuyển đổi giúp khởi động nhanh mà không phải nhập tay toàn bộ.

9) Mephar có hỗ trợ nhắc mua lại cho khách hàng?

Có thể thiết lập nhắc lịch đối với sản phẩm dùng định kỳ; kèm theo lịch sử toa cũ để tư vấn nhanh và chính xác.

10) Thời gian triển khai mất bao lâu?

Với một quầy đơn lẻ có sẵn danh mục, thông thường hoàn tất trong 1 buổi: cài đặt, chuyển dữ liệu cơ bản, kết nối máy in, hướng dẫn thao tác chính. Chuỗi nhiều chi nhánh có thể cần thêm thời gian chuẩn hóa dữ liệu và đào tạo.