Chào các chị em trên diễn đàn Webtretho!
Hôm nay mình xin phép chia sẻ một câu chuyện "xương máu" có thật của chính bản thân mình trong những ngày đầu chập chững khởi nghiệp mở quán ăn. Hy vọng bài viết này sẽ là hồi chuông cảnh tỉnh cho những ai đang chuẩn bị mở quán cafe, tiệm trà sữa hay quán ăn vặt, giúp mọi người không phải trả giá bằng cả cọc tiền như mình từng trải qua.
Hồi mới mở quán, mình tràn trề tự tin vì có công thức nấu ăn ngon, mặt bằng đẹp, khách đến nườm nượp từ trưa đến tối. Tháng đầu tiên, doanh thu chạm mốc gần 120 triệu đồng. Cả nhà mừng rỡ tưởng phen này trúng lớn. Nhưng đến ngày chốt sổ với bên kế toán, mình sốc nặng khi thấy lợi nhuận âm gần 15 triệu đồng.
Tiền đi đâu hết trong khi khách đông nghịt? Sau gần 1 tuần lật tung từng cuốn sổ, soi từng hóa đơn nhập hàng, mình mới ngã ngửa phát hiện ra một lỗ hổng chí mạng: Quán bị thất thoát hơn 20 triệu đồng tiền nguyên liệu mỗi tháng chỉ vì mình không biết cách lập Bảng định lượng món ăn (BOM - Bill of Materials).
Dưới đây là những bài học đắt giá mình rút ra sau cú vấp ngã nhớ đời đó:
1. Cái bẫy "Trọng lượng thô" và "Trọng lượng tinh"
Lỗi sơ đẳng nhất của người mới khởi nghiệp như mình hồi đó là: Mua 1kg nguyên liệu ngoài chợ về thì cứ đinh ninh trong bếp có đúng 1kg để bán.
Thực tế hoàn toàn khác:
- Mua 1kg thịt bò tươi (Gross Weight): Sau khi lột gân, lọc màng mỡ, thái lát mỏng thì phần thịt tinh ăn được (Net Weight) chỉ còn khoảng 800g - 850g.
- Mua 1kg cá hồi nguyên con: Đánh vảy, bỏ đầu, bỏ xương, lột da phi lê xong chỉ thu được vỏn vẹn 650g thịt tinh (hao hụt sơ chế mất 35%).
- Mua 10kg rau muống: Nhặt sạch gốc già, lá vàng úa thì chỉ còn lại 6kg rau ngon.
Hồi đó, khi tính giá vốn để lên giá bán cho bát phở bò, mình lấy luôn giá 1kg thịt bò mua ngoài chợ chia cho số bát. Hậu quả là mình đã bỏ quên hoàn toàn 15% - 35% chi phí hao hụt sơ chế. Càng bán được nhiều bát phở, quán lại càng bị thâm hụt tiền vốn mà không hề hay biết!
2. Sự nguy hiểm của thói quen "bốc thức ăn bằng cảm tính"
Trong bếp, nếu bạn không có một bảng định mức cứng nhắc từng gram, đầu bếp và nhân viên sẽ làm việc hoàn toàn theo cảm xúc:
- Hôm nào vui vẻ, khách quen vào: Đầu bếp bốc thêm một nhúm thịt bò, thêm 2 con tôm cho đĩa thức ăn trông đầy đặn.
- Hôm nào đông khách cuống cuồng: Không kịp cân đo, cứ ước lượng đại khái bằng tay.
Mọi người thử làm một phép tính nhỏ này xem có giật mình không nhé:
- Mỗi ngày bán 100 đĩa →→ Thất thoát 1.5kg tôm/ngày.
- Một tháng 30 ngày →→ "Bốc hơi" mất 45kg tôm!
- Nhân với giá tôm 250.000đ/kg →→ Bạn vừa đánh mất 11.250.000 đồng tiền lời mà chẳng hiểu tại sao!
Đó chính là lý do vì sao quán ăn nhỏ hay nhà hàng lớn đều bắt buộc phải trang bị chiếc cân điện tử nhỏ trong bếp và có bảng định lượng chi tiết dán ngay trước mặt nhân viên.
3. Quy tắc 3 bước lập bảng định lượng BOM cho người mới mở quán
Để không bị "thủng ruột" kho hàng, các bạn khởi nghiệp chỉ cần làm chuẩn chỉ 3 bước này ngay từ trước ngày khai trương:
Bước 1: Cố định công thức và đo lường trọng lượng tinh (Net)
Ngồi lại với người nấu chính, làm thử từng món và dùng cân điện tử cân chính xác từng thành phần: thịt bao nhiêu gram, rau bao nhiêu gram, nước sốt bao nhiêu ml. Tính toán rõ tỷ lệ hao hụt sau sơ chế để đưa trọng lượng tiêu hao thực tế vào công thức.
Bước 2: Chuẩn hóa hệ số quy đổi đơn vị
Hàng nhập từ mối giao luôn tính bằng: thùng, bao, két, can 5 lít. Nhưng lúc nấu lại tính bằng: gram, mililit, cái.
- 1 Can dầu 5 lít = 5.000ml.
- 1 Thùng mì = 30 gói.
Khi xuất bán, hệ thống sẽ tự động trừ đúng tỷ lệ nhỏ nhất, không bao giờ lo bị lệch sổ sách hay âm kho.
Bước 3: Khoán định mức cho gia vị và đồ tiêu hao
Hành tây, ớt, tỏi, mắm muối, dầu rán... rất khó cân từng gram cho mỗi đĩa. Kinh nghiệm của mình là khoán theo mẻ: 1 can dầu ăn 5 lít rán được bao nhiêu phần nem? 1 hũ sốt 2 lít làm được bao nhiêu đĩa mì? Chia trung bình ra là bạn sẽ có định mức chi phí chuẩn cho từng suất ăn.
4. Công thức kiểm kê kho cuối tuần: Bắt tận tay thất thoát
Sau khi áp dụng bảng định lượng BOM, việc kiểm kho của mình từ một cơn ác mộng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ công thức:
Toˆˋn kho lyˊ thuyeˆˊt=Toˆˋn cu˜+Nhập mới−(Soˆˊ moˊn đa˜ baˊn×Định mức BOM)Toˆˋn kho lyˊ thuyeˆˊt=Toˆˋn cu˜+Nhập mới−(Soˆˊ moˊn đa˜ baˊn×Định mức BOM)
Cứ tối Chủ nhật, mình chỉ mất 20 phút cân lại số thịt, số tôm trong tủ lạnh. Đem con số thực tế đó so với Tồn kho lý thuyết trên máy tính:
- Nếu số liệu khớp nhau: Bếp vận hành chuẩn, nhân viên trung thực.
- Nếu tồn thực tế hụt quá 5%: Lập tức họp bếp để truy nguyên nhân (do bảo quản làm hỏng đồ, do đầu bếp cho quá tay hay có hiện tượng tuồn hàng ra ngoài). Mọi thứ đều rõ ràng trên con số, không ai chối cãi được.
📖 Gợi ý tài liệu tham khảo cho các bạn mới khởi nghiệp:
Để nắm rõ cấu trúc 5 thành phần cốt lõi của bảng BOM, cách tính tỷ lệ hao hụt chi tiết cho từng loại thực phẩm và phương pháp tự động hóa trừ kho theo thời gian thực trên phần mềm, các bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu tại: xây dựng định lượng món ăn (BOM) nhà hàng. Đây là cẩm nang cực kỳ hữu ích giúp người mới mở quán tối ưu hóa chi phí Food Cost ngay từ những ngày đầu.
Lời kết
Khởi nghiệp ngành ẩm thực không chỉ có màu hồng của những lời khen ngợi từ thực khách. Đó là cuộc chiến chi li từng đồng từng cắc ở khâu vận hành phía sau cánh cửa bếp. Biết cách quản lý định lượng món ăn không làm món ăn của bạn kém ngon đi, mà nó chính là chiếc phao cứu sinh bảo vệ đồng vốn mồ hôi nước mắt của bạn.
Chúc tất cả các chị em và các bạn khởi nghiệp mở quán thật vững vàng, quản lý kho thật thông minh và kinh doanh phát tài nhé! Ai đang gặp khó khăn trong việc tính giá cost hay làm bảng định lượng cứ để lại bình luận ở dưới, mình sẽ hỗ trợ hết mình nha!
3:06 PM